Nachkalkulation im Handwerk: Was der Auftrag
wirklich gebracht hat

Die Kalkulation vor dem Auftrag ist eine Annahme: so viele Stunden, so viel Material, zu diesem Preis. Die Nachkalkulation setzt die tatsächlichen Werte daneben. Aus der Differenz ergeben sich drei Antworten: ob der Auftrag sich gelohnt hat, an welcher Stelle er von der Annahme abwich und was im nächsten Angebot anders stehen muss.

Pflicht ist das nicht. Kein Gesetz verlangt eine Nachkalkulation, und ein Betriebsprüfer fragt nicht danach. Sie ist reine Steuerung im eigenen Betrieb. Gerade deshalb entfällt sie im Alltag so leicht, obwohl sie der einzige Weg ist, mit dem aus dem Bauchgefühl über einen Auftrag eine Zahl wird.

Die Rechnung selbst ist einfach. Schwierig sind die Zahlen, und die entstehen nicht am Ende, sondern während der Auftrag läuft. Wer sie erst nach der Schlussrechnung zusammensucht, findet sie oft nicht mehr vollständig.

Dazu kommt ein Kostensatz je Stunde. Rechnen Sie die Ist-Stunden nicht mit dem Lohn, sondern mit dem Satz, der auch die Gemeinkosten enthält. Wer nur den Bruttolohn nimmt, erklärt fast jeden Auftrag für gewinnbringend. Wie der Satz entsteht, steht im Artikel zum Stundenverrechnungssatz. Für das Material gilt dasselbe: Einkaufspreis plus Materialgemeinkosten.

Ein ausgedachter Auftrag mit den Sätzen aus den Artikeln zum Stundensatz und zum Materialaufschlag: Kostensatz 69 Euro je Stunde, Verrechnungssatz 75,90 Euro, Materialgemeinkosten 19,4 Prozent, Materialaufschlag 25 Prozent. Alle Zahlen sind Beispielwerte, setzen Sie Ihre eigenen ein. Angeboten wird das Bad zum Pauschalpreis.

Am Ende wurden 96 Stunden gearbeitet, das Material kostete 4.350 Euro im Einkauf, der Elektriker blieb bei 800 Euro. Der Preis bleibt gleich, denn er ist pauschal vereinbart und es wurde kein Nachtrag gestellt.

Geplant waren 856 Euro Gewinn, herausgekommen sind 665,90 Euro Verlust. Das Konto sieht davon nichts: Der Kunde hat fast 12.000 Euro netto bezahlt und war zufrieden. Die Abweichung kam auch nicht aus einem großen Fehler. Es waren 16 Stunden, also zwei Arbeitstage eines Gesellen, und 350 Euro Material.

Die Rechnung oben arbeitet mit vollen Kosten, also mit den Gemeinkosten, die jede Stunde mittragen soll. Das zeigt, ob der Auftrag sein Soll erfüllt. Der Deckungsbeitrag beantwortet eine zweite Frage: Was bleibt nach den Kosten, die dieser Auftrag selbst verursacht hat, zur Bezahlung von Fahrzeugen, Miete und Büro übrig?

Der Auftrag hat also 2.962 Euro zu den Gemeinkosten beigetragen. Gebraucht hätte er rund 3.628 Euro: 29 Euro Gemeinkosten für 96 Stunden und 19,4 Prozent auf das Material. Daraus ergibt sich derselbe Verlust von 665,90 Euro, nur auf anderem Weg.

Die Zahl je Stunde taugt gut zum Vergleich von Aufträgen. Liegt sie bei einem Auftrag bei 30 Euro und bei einem anderen bei 50 Euro, wissen Sie, welche Art von Arbeit den Betrieb trägt. Wer freie Kapazität hat, kann auch einen Auftrag unter den vollen Kosten annehmen, solange er einen Deckungsbeitrag bringt. Wer ausgelastet ist, verdrängt damit einen besseren Auftrag.

Die Zahl allein ändert noch nichts. Erst die Ursache sagt, was zu tun ist, und die Ursachen verlangen ganz Unterschiedliches. Fragen Sie deshalb die Leute, die auf der Baustelle waren, solange sie sich noch erinnern.

Im Beispiel ergibt das Gespräch: Beim Bad kam unter dem Boden ein feuchter Estrich zum Vorschein. Sechs Stunden und 150 Euro Einkauf gingen dafür drauf, der Kunde war einverstanden, nur hat ihn niemand schriftlich beauftragt. Zum Verrechnungssatz wären das 455,40 Euro plus 187,50 Euro für das Material gewesen, zusammen 642,90 Euro. Mit diesem Nachtrag läge das Ergebnis bei minus 23 Euro. Die übrigen zehn Stunden und 200 Euro Material sind eine zu knappe Schätzung, die in die nächste Kalkulation gehört.

Im VOB-Vertrag begründen geänderte oder zusätzliche Leistungen eine eigene Vergütung (§ 2 Abs. 5 und 6 VOB/B). Bei zusätzlichen Leistungen müssen Sie den Anspruch ankündigen, bevor Sie anfangen. Stundenlohnarbeiten werden nur bezahlt, wenn sie vor Beginn ausdrücklich als solche vereinbart wurden (§ 2 Abs. 10 VOB/B). Bei einem Pauschalvertrag bleibt der Preis unverändert, außer die Leistung weicht so erheblich ab, dass ein Festhalten daran nicht zumutbar ist (§ 2 Abs. 7 VOB/B). Beim Einheitspreis können Mehrmengen über 10 Prozent auf Verlangen zu einem neuen Preis führen (§ 2 Abs. 3 VOB/B).

Die Rechnung bleibt gleich, die Aussage nicht. Je nach Art der Abrechnung trägt ein anderer das Risiko, und die Abweichung bedeutet etwas anderes.

Auch ein Regieauftrag lohnt den Blick. Dort geht es nicht um eine Abweichung von der Schätzung, sondern um Stunden, die nie auf einer Rechnung ankommen: die Fahrt, das Materialholen, die Viertelstunde, die im Bericht fehlt. Das fällt erst auf, wenn man beide Zahlen nebeneinanderlegt.

Die Nachkalkulation am Ende erklärt den Auftrag, retten kann sie ihn nicht mehr. Wer bei größeren Aufträgen zwischendurch nachsieht, kann noch reagieren. Dafür reicht eine einfache Hochrechnung: die bisherigen Stunden geteilt durch den Fertigstellungsgrad.

Bei halber Strecke wäre also noch Zeit gewesen. Der Monteur kann gefragt werden, was bremst. Für den feuchten Estrich hätte noch ein Nachtrag gestellt werden können, bevor er gearbeitet wurde. Sinnvolle Zeitpunkte sind der Abschluss eines Bauabschnitts und die Abschlagsrechnung, denn dann schauen Sie ohnehin auf den Stand.

Eine einzelne Abweichung kann Zufall sein. Wertvoll wird die Nachkalkulation durch die Sammlung: Über mehrere Aufträge entstehen eigene Richtwerte, die besser sind als jeder Katalogwert, weil sie aus Ihren Baustellen und mit Ihren Leuten entstanden sind.

1. 01 Eine Liste je Auftragsart führen: Datum, Auftrag, Stunden Soll und Ist, Material Soll und Ist, Erlös, Ergebnis, Ursache in einem Satz.
2. 02 Nach jedem Auftrag eine Zeile ergänzen, spätestens wenn die letzte Lieferantenrechnung da ist.
3. 03 Aus ähnlichen Aufträgen Richtwerte bilden, etwa Stunden je Quadratmeter Fliese. Ausreißer mit besonderem Grund nicht einrechnen, sondern mit Begründung notieren.
4. 04 Vor dem nächsten Angebot die passenden Zeilen ansehen, nicht nur den alten Preis.
5. 05 Einmal im Jahr Stundensatz und Materialaufschlag neu rechnen und prüfen, welche Auftragsarten den Betrieb tragen.

Der Jahreswechsel ist dafür ein guter Zeitpunkt. Die Aufträge des Jahres liegen abgeschlossen vor, und die Preise für das nächste Jahr stehen an. Ab dem 1. Januar 2027 beträgt der gesetzliche Mindestlohn 14,60 Euro. Wer Löhne in diesem Bereich zahlt, sollte das schon in die Kalkulation der Aufträge einrechnen, die ins neue Jahr laufen.

Besprechen Sie die Ergebnisse mit dem Team, aber am Auftrag, nicht an der Person. Wer befürchten muss, dass aus den Stunden eine Leistungsbewertung wird, schreibt weniger genau auf, und dann stimmt keine Zahl mehr. Abweichungen sind meist Fehler der Planung, nicht des Monteurs.

Für die Rechnung selbst genügt eine Tabellenkalkulation. Das Problem liegt beim Einsammeln: Stunden, Belege und Rechnungen müssen dem Auftrag zugeordnet sein, und zwar dann, wenn sie entstehen. Prüfen Sie also weniger die Rechenfunktion als den Weg der Daten.

• Können Monteure Stunden je Auftrag erfassen, und zwar auf der Baustelle und nicht am Freitag aus dem Gedächtnis?
• Lassen sich Einkaufsbelege am selben Tag einem Auftrag zuordnen?
• Steht die kalkulierte Stundenzahl am Auftrag, sodass sich Soll und Ist vergleichen lassen?
• Sieht jemand im Büro den Stand schon während des Auftrags?

Eine Software liefert nur dann brauchbare Zahlen, wenn die Kalkulation vorher eingetragen wurde. Ohne Stunden-Soll gibt es nichts zu vergleichen, gleich mit welchem Programm. Sehen Sie sich vor dem Kauf deshalb an, wie die Nachkalkulation mit echten Aufträgen aussieht, und nicht nur eine Beispielauswertung.