Abschlagsrechnung im Handwerk: Geld für das,
was schon steht

Eine Abschlagsrechnung fordert einen Teil des Werklohns für bereits erbrachte Leistungen. Sie ersetzt nicht die Abnahme und nicht die Schlussrechnung. Die wichtigsten Antworten stehen in dieser Tabelle, die Begründung in den Abschnitten danach.

Die drei Begriffe werden im Alltag oft gleich verwendet, rechtlich sind sie verschieden. Der Unterschied entscheidet darüber, ob Sie das Geld verlangen können und ob es endgültig Ihnen gehört.

Eine Anzahlung vor Baubeginn, etwa für bestelltes Material, müssen Sie also vereinbaren. Ein Kunde, der sie ablehnt, verletzt damit keine Pflicht. Wer Materialkosten vorfinanzieren muss, schreibt die Anzahlung deshalb schon ins Angebot und lässt sie mit dem Auftrag bestätigen. In vorgedruckten Bedingungen gegenüber Privatkunden ist Vorsicht geboten: Abschläge, die wesentlich höher sind als die gesetzlichen, sind dort unwirksam (§ 309 Nr. 15 BGB).

Eine Zahlung auf einen Abschlag bedeutet nicht, dass der Kunde die Leistung abgenommen hat. Im VOB-Vertrag steht das ausdrücklich: Abschlagszahlungen haben keinen Einfluss auf die Haftung und gelten nicht als Abnahme von Teilen der Leistung (§ 16 Abs. 1 Nr. 4 VOB/B). Abnahme und Gewährleistungsfrist laufen also weiter getrennt davon.

Der Unternehmer kann eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen verlangen. Sind die Leistungen nicht vertragsgemäß, darf der Besteller einen angemessenen Teil des Abschlags zurückhalten. Die Beweislast für die vertragsgemäße Leistung bleibt bis zur Abnahme beim Unternehmer. Die Leistungen sind durch eine Aufstellung nachzuweisen, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht.

§ 632a Abs. 1 BGB

Maßstab ist der Wert der Leistung, nicht die verstrichene Zeit und nicht Ihr Geldbedarf. Sind vom Bad die Rohinstallation und der Estrich fertig, rechnen Sie diese Positionen ab, nicht „die Hälfte". Einen Mindestbetrag oder einen festen Abstand zwischen zwei Abschlägen nennt das Gesetz nicht. Im VOB-Vertrag können Sie Abschläge auf Antrag in möglichst kurzen Abständen oder zu den vereinbarten Zeitpunkten verlangen (§ 16 Abs. 1 Nr. 1 VOB/B).

Als Nachweis genügt, was ein Dritter nachprüfen kann. Das sind die Positionen aus dem Angebot mit dem erreichten Stand, dazu ein Aufmaß, unterschriebene Regieberichte oder Fotos. Ein Satz wie „Abschlag laut Baufortschritt" ohne weitere Angaben reicht dafür nicht, und der Kunde kann die Zahlung mit gutem Grund zurückhalten.

Bei Mängeln gilt derselbe Maßstab wie bei der Schlusszahlung: Angemessen ist in der Regel das Doppelte der Kosten, die zur Beseitigung nötig sind (§ 632a Abs. 1 in Verbindung mit § 641 Abs. 3 BGB). Der Kunde darf also wegen eines lockeren Eckventils nicht den ganzen Abschlag stehen lassen. Weiter gilt: Andere Abzüge sind im VOB-Vertrag nur erlaubt, wenn sie vereinbart oder gesetzlich vorgesehen sind (§ 16 Abs. 1 Nr. 2 VOB/B). Das betrifft zum Beispiel einen Sicherheitseinbehalt.

Für einen großen Teil der Aufträge bei Privatkunden gelten die Regeln oben ohne Besonderheit. Strenger wird es nur beim Verbraucherbauvertrag. Das ist ein Vertrag, mit dem Sie sich gegenüber einem Verbraucher zum Bau eines neuen Gebäudes oder zu erheblichen Umbaumaßnahmen an einem bestehenden Gebäude verpflichten (§ 650i Abs. 1 BGB). Ein neues Dach, ein Bad oder eine Heizung fallen für sich genommen meist nicht darunter. Im Zweifel klärt das ein Anwalt am konkreten Vertrag.

Abschlagszahlungen dürfen insgesamt höchstens 90 Prozent der vereinbarten Gesamtvergütung erreichen, Nachträge eingerechnet. Bei der ersten Abschlagszahlung hat der Unternehmer dem Verbraucher eine Sicherheit von 5 Prozent der Gesamtvergütung für die rechtzeitige Herstellung ohne wesentliche Mängel zu leisten. Auf Wunsch des Unternehmers kann der Verbraucher die Sicherheit auch von den Abschlägen einbehalten.

§ 650m Abs. 1 und 2 BGB

Bei einem Vertrag über 200.000 Euro heißt das: Die Abschläge enden bei 180.000 Euro. Der Rest wird erst mit Abnahme und Schlussrechnung fällig. Die Sicherheit beträgt 10.000 Euro, entweder als Bürgschaft einer Bank oder eines Versicherers (§ 650m Abs. 3 BGB) oder als Einbehalt vom ersten Abschlag. Steigt die Vergütung durch Änderungen um mehr als 10 Prozent, kommt beim nächsten Abschlag eine weitere Sicherheit von 5 Prozent des Mehrbetrags hinzu.

Nach oben begrenzt das Gesetz auch das, was Sie selbst verlangen dürfen. Eine Vereinbarung, die den Verbraucher zu einer Sicherheit für Ihre Vergütung über die nächste Abschlagszahlung oder über 20 Prozent der vereinbarten Vergütung hinaus verpflichtet, ist unwirksam (§ 650m Abs. 4 BGB).

Umsatzsteuerlich ist eine Abschlagsrechnung eine vollständige Rechnung (§ 14 Abs. 5 Satz 1 UStG). Die Angaben entsprechen denen jeder anderen Rechnung, die im Artikel zur Handwerkerrechnung einzeln erklärt sind. Beim Abschlag achten Sie zusätzlich auf diese Punkte:

1. 01 Name und Anschrift von Ihnen und vom Kunden, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Ausstellungsdatum.
2. 02 Eine eigene, fortlaufende Rechnungsnummer. Eine Abschlagsrechnung ist keine Anlage zu einer anderen Rechnung.
3. 03 Die Bezeichnung, zum Beispiel „1. Abschlagsrechnung", und der Auftrag oder das Angebot, zu dem sie gehört.
4. 04 Die abgerechnete Leistung: Menge und Art je Position oder Bauabschnitt, nicht nur ein Pauschalbetrag.
5. 05 Der Zeitraum der Leistung. Liegt die Zahlung noch vor der Leistung und steht ihr Datum fest, nennen Sie es, wenn es vom Rechnungsdatum abweicht (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG).
6. 06 Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag (§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 8 UStG).
7. 07 Das Zahlungsziel und bei Privatkunden der Hinweis auf den Verzug nach 30 Tagen (§ 286 Abs. 3 BGB).

Die Umsatzsteuer entsteht auf den gezahlten Abschlag bereits mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Geld eingeht, auch wenn der Auftrag noch nicht fertig ist und Sie nach vereinbarten Entgelten versteuern (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Wer nach vereinnahmten Entgelten versteuert, rechnet ohnehin nach Zahlungseingang (Buchst. b). In beiden Fällen gehört der Abschlag in die Voranmeldung des Zeitraums, in dem er eingegangen ist.

Ein ausgedachter Auftrag zum Nachrechnen: Innenausbau bei einem Geschäftskunden, angeboten für 40.000 Euro netto, 19 Prozent Umsatzsteuer. Zwei Abschläge nach Bauabschnitten, am Ende kommen Mehrmengen dazu, die über ein Aufmaß belegt und beauftragt sind. Alle Zahlen sind Beispielwerte.

Beide Abschläge werden pünktlich bezahlt. Nach Abnahme kommt die Schlussrechnung. Sie zeigt die gesamte Leistung, also den ganzen Auftrag mit den Mehrmengen, und zieht danach die beiden Abschläge getrennt nach Netto und Steuer ab.

Über alle drei Rechnungen ergibt das 41.500 Euro netto und 7.885 Euro Umsatzsteuer, also genau die Steuer auf die gesamte Leistung. Das ist die Probe, die Sie vor dem Versand machen können: Die Steuer aller Rechnungen zusammen muss zur Gesamtleistung passen.

Statt Netto und Steuer je Abschlag dürfen Sie laut Umsatzsteuer-Anwendungserlass auch die Bruttobeträge abziehen, wenn Sie die darin enthaltene Steuer zusätzlich angeben (Abschn. 14.8 Abs. 7 UStAE). Auch ein Anhang mit der Aufstellung der Abschläge ist möglich, wenn die Schlussrechnung ausdrücklich darauf verweist (Abs. 8).

In der Endrechnung sind die vorher vereinnahmten Teilentgelte und die auf sie entfallenden Steuerbeträge abzusetzen, wenn über sie Rechnungen ausgestellt worden sind.

§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG

Die Regel klingt formal, ein Fehler kostet aber echtes Geld. Weist die Schlussrechnung die Steuer auf die Gesamtleistung aus und setzt die Abschläge nicht oder nicht vollständig ab, schulden Sie den in der Schlussrechnung ausgewiesenen Betrag ganz. Der Teil, der auf die Abschläge entfällt, wird zusätzlich nach § 14c Abs. 1 UStG fällig, und Ihr Kunde darf nur die Steuer auf den Rest als Vorsteuer abziehen (Abschn. 14.8 Abs. 10 UStAE). Eine berichtigte Schlussrechnung korrigiert das.

Der Fehler passiert auch andersherum: Wer in der Schlussrechnung nur noch den Restbetrag und die Reststeuer aufführt, zeigt die Gesamtleistung nicht. Prüffähig ist das für den Kunden kaum, denn er kann die Abrechnung nicht gegen den Auftrag halten. Beim Bauvertrag hängt die Fälligkeit an einer prüffähigen Schlussrechnung (§ 650g Abs. 4 BGB).

• Ganze Leistung zuerst, Abschläge danach. Jeder Abschlag steht einzeln mit Nummer und Zahlungsdatum darauf.
• Abziehen, was tatsächlich gezahlt wurde. Kürzt der Kunde einen Abschlag, ziehen Sie nur den gezahlten Betrag ab.
• Unbezahlte Abschlagsrechnungen klären Sie vorher mit dem Steuerberater. Der Erlass spricht nur von vereinnahmten Beträgen, ein gestellter Abschlag ohne Zahlung gehört nicht einfach in die Abzugsspalte.
• Bei Mehr- oder Minderleistung nicht nur den Rest anpassen, sondern die Gesamtleistung neu aufstellen, wie im Aufmaß belegt.

Abschläge bleiben vorläufig. Ergibt die Schlussrechnung, dass Sie zu viel bekommen haben, müssen Sie den Überschuss auszahlen. Der Bundesgerichtshof leitet das aus dem Vertrag ab, der Abschläge vorsieht, und sieht den Unternehmer in der Pflicht, abzurechnen (BGH, Urteil vom 24.01.2002, VII ZR 196/00). Wer die Schlussrechnung lange liegen lässt, schiebt also nicht nur den Rest des Geldes auf, sondern auch diese Frage.

Im VOB-Vertrag wird ein Abschlag binnen 21 Tagen nach Zugang der Aufstellung fällig (§ 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B). Nach BGB gibt es keine feste Tageszahl. Fällig ist der Abschlag, sobald die Leistung prüfbar nachgewiesen ist, ein Zahlungsziel schreiben Sie dazu. In Verzug kommt der Kunde wie bei jeder Rechnung mit einer Mahnung oder spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang, ein Privatkunde aber nur, wenn die Rechnung darauf hinweist (§ 286 Abs. 3 BGB).

Warten Sie mit der Durchsetzung nicht bis nach der Schlussrechnung. Der Verzug mit einem Abschlag endet jedenfalls nach Abnahme und Erteilung der Schlussrechnung (BGH, Urteil vom 15.04.2004, VII ZR 471/01). Die offene Summe verschwindet dadurch nicht, sie steckt nun in der Schlussrechnung. Wegen des einzelnen Abschlags kommen Sie danach aber nicht mehr voran. Ein zu früh eingestellter Bau kann zudem selbst Schadensersatz auslösen. Bevor Sie die Arbeit einstellen, lassen Sie sich deshalb beraten. Einzelheiten stehen im Artikel zum Zahlungsverzug.

Abschläge werden seltener am Recht scheitern als am Alltag. Niemand weiß im Büro, wie weit die Baustelle ist, die Aufstellung fehlt, der Termin rutscht, und am Ende finanziert der Betrieb Lohn und Material über Wochen vor.

1. 01 Im Angebot die Abschläge mit Bauabschnitt und Betrag nennen.
2. 02 Beim Erreichen eines Abschnitts ein Aufmaß oder Fotos festhalten, am selben Tag.
3. 03 Die Abschlagsrechnung schreiben, solange die Baustelle noch läuft, und auf die Positionen des Angebots beziehen.
4. 04 Eingang prüfen und offene Abschläge vor dem nächsten Abschnitt ansprechen.
5. 05 Vor der Schlussrechnung alle Zahlungseingänge mit den Abschlägen abgleichen und die Steuerprobe machen.

Dafür reicht eine einfache Liste je Auftrag: Rechnungsnummer, Betrag, Steuer, Zahlungsdatum. Eine Software hilft, wenn Aufmaß, Rechnung und Zahlungsstand am selben Auftrag hängen. Die Abzüge in der Schlussrechnung prüfen sollten Sie auch dann selbst, denn am Ende haften Sie für die Steuer auf Ihrer Rechnung.