GoBD im Betrieb,
nüchtern erklärt

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Dahinter steht kein Gesetz, sondern ein Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 28. November 2019, geändert am 11. März 2024 und am 14. Juli 2025. Die Pflichten selbst stehen in der Abgabenordnung, vor allem in den §§ 146 und 147. Die GoBD erklären, wie ein Betriebsprüfer sie anwendet, wenn Rechnungen und Belege am Computer entstehen.

Sie gelten nicht nur für bilanzierende Betriebe. Auch wer seinen Gewinn mit einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermittelt, muss Aufzeichnungen und Belege nach § 147 Abs. 1 AO aufbewahren. Für sehr kleine Betriebe gibt es keine Befreiung, aber einen Maßstab.

Bei Kleinunternehmen, deren Vorjahresumsatz die Grenze des § 19 Abs. 1 UStG nicht übersteigt und die ihren Gewinn durch Einnahmen-Überschuss-Rechnung ermitteln, ist die Erfüllung der Anforderungen regelmäßig auch mit Blick auf die Unternehmensgröße zu bewerten.

GoBD Rz. 15 (Fassung vom 11. März 2024)

Buchungen und die sonst erforderlichen Aufzeichnungen sind einzeln, vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorzunehmen. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sind täglich festzuhalten.

§ 146 Abs. 1 AO

Für die zeitgerechte Erfassung nennen die GoBD eine Faustregel: Unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von zehn Tagen zu erfassen, ist unbedenklich (GoBD Rz. 47). Bargeld hat diese Frist nicht. Kasseneinnahmen und Kassenausgaben gehören nach dem Gesetz am selben Tag ins Kassenbuch.

Die Unveränderbarkeit wird oft so verstanden, als dürfe ein Fehler nicht mehr berichtigt werden. Das Gesetz sagt etwas anderes.

Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Unzulässig sind auch Änderungen, bei denen offen bleibt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht wurden.

§ 146 Abs. 4 AO

Korrigieren ist also erlaubt, aber sichtbar. Bei einer Rechnung, die schon beim Kunden ist, heißt das: stornieren oder berichtigen, und beide Fassungen bleiben erhalten.

Hier liegt das eigentliche Risiko von Rechnungen aus Word oder Excel. Verboten sind diese Programme nicht. Aber eine Datei, die nach dem Versand geändert und unter demselben Namen gespeichert wird, zeigt nur noch die neue Fassung — genau das beschreibt § 146 Abs. 4 AO. Wer so arbeitet, bewahrt die versandte Fassung getrennt und unverändert auf, etwa als PDF. Dasselbe gilt für Kassenbücher in Tabellen: Eine überschriebene Zeile lässt sich nicht von einer ursprünglichen unterscheiden.

Jede Buchung braucht einen Beleg, der den Vorgang nachweist. Die GoBD nennen das die Belegfunktion; ohne sie hat eine Buchführung keine Beweiskraft. Im Handwerksbetrieb gehören typischerweise dazu:

• Ausgangsrechnungen, Stornorechnungen und Korrekturen.
• Eingangsrechnungen von Großhändlern, Nachunternehmern und Werkstätten.
• Kassenbelege, Tankquittungen und Kontoauszüge.
• Angebote, Auftragsbestätigungen und andere versandte oder empfangene Geschäftsbriefe.
• Lieferscheine — aber nur bis zur Rechnung, wenn sie nicht selbst als Buchungsbeleg dienen.

Bei empfangenen Lieferscheinen, die keine Buchungsbelege sind, endet die Aufbewahrungsfrist mit dem Erhalt der Rechnung. Bei abgesandten Lieferscheinen endet sie mit dem Versand der Rechnung.

§ 147 Abs. 3 Satz 3 und 4 AO

Die zweite Regel betrifft alles, was elektronisch hereinkommt. Die Rechnung vom Großhändler, die als PDF im Postfach liegt, ist ein elektronischer Beleg. Sie auszudrucken und die Datei zu löschen, erfüllt die Aufbewahrungspflicht nicht.

Eingehende elektronische Handels- oder Geschäftsbriefe und Buchungsbelege sind in dem Format aufzubewahren, in dem sie empfangen wurden. Eine Umwandlung in ein anderes Format ist nur unter bestimmten Voraussetzungen zulässig.

GoBD Rz. 131 (Fassung vom 14. Juli 2025)

Für E-Rechnungen gilt seit Juli 2025 eine Klarstellung: Aufzubewahren ist der strukturierte Datenteil, etwa die XML-Datei. Das lesbare PDF einer ZUGFeRD-Rechnung muss nur zusätzlich aufbewahrt werden, wenn es steuerlich wichtige Angaben enthält, die im Datenteil fehlen, zum Beispiel Buchungsvermerke (GoBD Rz. 119 und 131).

Papierbelege dürfen digitalisiert werden, und die GoBD erkennen dafür auch das Smartphone an. Das Verfahren heißt ersetzendes Scannen, weil das Bild danach das Papier ersetzt. Damit das trägt, muss vorher festgelegt und in der Verfahrensdokumentation beschrieben sein:

• wer scannt oder fotografiert — der Monteur, das Büro oder beide,
• wann erfasst wird — bei Eingang, nach der Prüfung oder nach der Buchung,
• wie geprüft wird, dass das Bild vollständig und lesbar ist,
• wo die Datei abgelegt wird und wie sie gegen Verlust und Veränderung geschützt ist.

Nach dem Einscannen dürfen Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach steuerlichen oder außersteuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind. Ob Dokumente, deren Beweiskraft in elektronischer Form nicht erhalten bleibt, zusätzlich im Original aufbewahrt werden, entscheidet der Betrieb.

GoBD Rz. 140

Im Handwerk betrifft das vor allem Unterschriften, auf die es im Streit ankommen kann — ein gegengezeichneter Regiebericht oder eine schriftliche Abnahme. Steuerlich darf das Papier weg. Ob Sie es für einen möglichen Rechtsstreit behalten, ist eine eigene Entscheidung.

Seit dem 1. Januar 2025 gelten kürzere Fristen für Belege. Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre gesenkt, im Steuerrecht wie im Handelsrecht.

Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung ins Buch gemacht, der Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

§ 147 Abs. 4 AO

Ein Beispiel: Eine Rechnung vom März 2026 ist ein Buchungsbeleg. Ihre Frist beginnt mit Ablauf des 31. Dezember 2026 und endet mit Ablauf des 31. Dezember 2034. Vernichten dürfen Sie sie frühestens im Januar 2035.

Die kürzere Frist gilt auch für ältere Belege, deren Zehnjahresfrist am 31. Dezember 2024 noch nicht abgelaufen war (Art. 97 § 19a Abs. 2 EGAO). Und sie läuft nicht ab, soweit und solange die Unterlagen für Steuern von Bedeutung sind, deren Festsetzungsfrist noch nicht abgelaufen ist (§ 147 Abs. 3 Satz 5 AO). Vor dem Vernichten eines alten Jahrgangs lohnt deshalb eine kurze Rückfrage beim Steuerberater.

Viele Handwerksbetriebe haben keine Ladenkasse, nehmen aber gelegentlich Bargeld an — für die Reparatur beim Privatkunden oder den Notdienst am Wochenende. Jede dieser Zahlungen ist nach § 146 Abs. 1 AO einzeln und am selben Tag aufzuzeichnen. Die gesetzliche Ausnahme für den Verkauf von Waren an viele unbekannte Personen passt auf die bar bezahlte Arbeit bei einem bekannten Auftraggeber nicht.

Eine elektronische Kasse anzuschaffen, ist keine Pflicht. Ein Kassenbuch, in dem jede Bareinnahme und Barausgabe am Tag festgehalten wird, erfüllt die Aufzeichnungspflicht. Wer aber ein elektronisches Kassensystem einsetzt, hat drei zusätzliche Pflichten:

• Das System muss durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt sein, kurz TSE (§ 146a Abs. 1 AO).
• Für jeden Geschäftsvorfall ist dem Kunden ein Beleg zur Verfügung zu stellen (§ 146a Abs. 2 AO).
• Anschaffung und Außerbetriebnahme sind dem Finanzamt mitzuteilen (§ 146a Abs. 4 AO).

Die Mitteilung über ein elektronisches Aufzeichnungssystem ist innerhalb eines Monats nach Anschaffung oder Außerbetriebnahme zu erstatten, unter anderem mit Art und Seriennummer des Systems und der Art der Sicherheitseinrichtung.

§ 146a Abs. 4 AO

Abgegeben wird sie seit dem 1. Januar 2025 elektronisch über „Mein ELSTER“. Systeme, die vor dem 1. Juli 2025 angeschafft wurden, waren bis zum 31. Juli 2025 zu melden.

In einer Außenprüfung darf die Finanzbehörde nicht nur Papier sehen. Sind Unterlagen mit einem Computerprogramm entstanden, hat sie ein Recht auf die Daten selbst, beschränkt auf den Rahmen der jeweiligen Prüfung (GoBD Rz. 159).

Die Finanzbehörde kann Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen und das System dafür nutzen, die Daten nach ihren Vorgaben maschinell ausgewertet verlangen oder verlangen, dass sie ihr in einem maschinell auswertbaren Format übertragen werden.

§ 147 Abs. 6 AO

Die Frage vor jeder Prüfung lautet deshalb: Kann mein Programm die Daten in einem auswertbaren Format herausgeben — auch für Jahre, in denen ich noch ein anderes hatte? Lücken finden sich im Handwerksbetrieb an ähnlichen Stellen:

• Rechnungen aus der Textverarbeitung, nach dem Versand überschrieben.
• Belege, die wochenlang im Fahrzeug liegen und gesammelt erfasst werden.
• Rechnungen aus dem Postfach, ausgedruckt und danach gelöscht.
• Kassenbücher in Tabellen mit nachträglich geänderten Einträgen.
• Stundenzettel, die für die Rechnung angepasst wurden, ohne dass die ursprüngliche Fassung erhalten ist.

Eine ordnungsgemäße Buchführung ist der Besteuerung zugrunde zu legen — außer, es besteht im Einzelfall Anlass, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden. Kann die Finanzbehörde die Besteuerungsgrundlagen dann nicht ermitteln, hat sie sie zu schätzen.

§ 158 und § 162 AO

Nicht jeder Formfehler kippt die Buchführung. Schwer wiegt ein Mangel, wenn er die Nachvollziehbarkeit tatsächlich beeinträchtigt, etwa weil sich Einnahmen nicht mehr vollständig belegen lassen. Eine Schätzung kann dann aber mehr betreffen als den einen fehlenden Beleg.

Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie Belege in Ihrem Betrieb hereinkommen, erfasst, gebucht und aufbewahrt werden — und mit welchen Programmen. Ein Formular dafür schreiben die GoBD nicht vor. Ihre Ausgestaltung hängt von der Komplexität und Vielfalt der Geschäftstätigkeit, der Organisation und der eingesetzten Programme ab (GoBD Rz. 151). Bei einem kleinen Betrieb können wenige Seiten reichen, wenn sie den tatsächlichen Ablauf beschreiben.

Soweit eine fehlende oder ungenügende Verfahrensdokumentation die Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit nicht beeinträchtigt, liegt kein formeller Mangel mit sachlichem Gewicht vor, der zum Verwerfen der Buchführung führen kann.

GoBD Rz. 155

Das ist kein Freibrief, sondern eine Gewichtung: Ohne Dokumentation müssen Sie in der Prüfung auf andere Weise zeigen, dass alles nachvollziehbar ist. Diese Punkte gehören auch in eine kurze Fassung:

1. 01 Welche Programme nutzen Sie für Rechnungen, Belege, Kasse und Buchhaltung, und wer hat Zugriff?
2. 02 Wie kommen Eingangsrechnungen in den Betrieb — per Post, per E-Mail, als Foto — und wo werden sie abgelegt?
3. 03 Wer schreibt Ausgangsrechnungen, wie werden Nummern vergeben, und wie wird eine falsche Rechnung korrigiert?
4. 04 Werden Papierbelege gescannt? Wer, wann, mit welcher Kontrolle, und was geschieht mit dem Papier?
5. 05 Wie werden Bareinnahmen erfasst, und wer führt das Kassenbuch?
6. 06 Wie werden die Daten gesichert und über die ganze Aufbewahrungsfrist lesbar gehalten, auch nach einem Programmwechsel?