Der Stundenzettel,
der eine Prüfung trägt

Ja. Die Pflicht steht nicht in einem eigenen Gesetz über Zeiterfassung, sondern im Arbeitsschutzgesetz. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber Beginn und Ende und damit die Dauer der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter erfassen müssen, einschließlich der Überstunden (BAG, 1 ABR 22/21).

Der Arbeitgeber hat für eine geeignete Organisation zu sorgen und die erforderlichen Mittel bereitzustellen. Das Bundesarbeitsgericht liest daraus die Pflicht, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen.

§ 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG

Hintergrund ist ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs vom 14. Mai 2019 (C-55/18). Danach müssen die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten, ein objektives, verlässliches und zugängliches System einzurichten, mit dem sich die tägliche Arbeitszeit jedes Mitarbeiters messen lässt. Das Bundesarbeitsgericht hat das deutsche Recht so ausgelegt, dass diese Pflicht schon heute gilt.

Für den Betrieb heißt das: Die Größe spielt keine Rolle, und es kommt nicht darauf an, ob Überstunden anfallen. Auch der Geselle, der jeden Tag pünktlich Feierabend macht, braucht eine Aufzeichnung.

Das Gesetz verlangt drei Angaben: Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit. Arbeitszeit ist dabei die Zeit vom Beginn bis zum Ende der Arbeit ohne die Ruhepausen (§ 2 Abs. 1 ArbZG). Die Pause gehört also nicht zur Dauer, muss aber erkennbar sein — sonst lässt sich die Dauer nicht nachrechnen.

• Name des Mitarbeiters und Datum.
• Beginn und Ende der Arbeit, auf die Minute oder zumindest auf die Viertelstunde, so wie tatsächlich gearbeitet wurde.
• Lage und Länge der Pausen.
• Die Dauer der Arbeitszeit ohne Pausen.
• Die Baustelle oder der Auftrag. Das verlangt kein Gesetz, aber ohne diese Angabe taugt der Zettel nicht für die Nachkalkulation.
• Fahrzeiten getrennt, wenn sie anders behandelt werden als die Arbeit vor Ort.
• Bei nachträglichen Änderungen: was geändert wurde, von wem und warum.

Eine Unterschrift schreibt das Gesetz nicht vor. Sie ist trotzdem sinnvoll, weil sie zeigt, dass Mitarbeiter und Betrieb dieselben Zeiten für richtig halten. Ein Zettel, den nur eine Seite kennt, beweist im Streit wenig.

Die Arbeitszeit, die über acht Stunden werktäglich hinausgeht, ist aufzuzeichnen. Die Nachweise sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

§ 16 Abs. 2 ArbZG

Diese Vorschrift ist älter als das Urteil und reicht weniger weit: Sie betrifft nur die Zeit über acht Stunden. Seit 2022 gilt die umfassendere Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz daneben. Wer ohnehin jeden Tag vollständig aufschreibt, erfüllt beide.

Der häufigste Fehler ist der Stundenzettel, auf dem an jedem Tag „7–16" steht. Er sieht vollständig aus und ist es nicht: Niemand arbeitet fünf Tage lang auf die Minute gleich. Bei einer Prüfung fällt genau diese Gleichförmigkeit auf, und dann steht die Frage im Raum, ob überhaupt aufgezeichnet wurde oder nur abgeschrieben.

Die Aufzeichnung ist kein Selbstzweck. Sie soll zeigen, ob die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes eingehalten werden. Deshalb lohnt es sich, schon beim Eintragen auf drei Zahlen zu achten und nicht erst am Monatsende.

Werktage sind im Arbeitszeitgesetz Montag bis Samstag. Die Pausen müssen im Voraus feststehen — eine Pause, die erst am Abend auf den Zettel geschrieben wird, weil sie „irgendwann" war, erfüllt das nicht.

Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen auf Grundlage eines Tarifvertrags können von einigen dieser Grenzen abweichen, etwa beim Ausgleichszeitraum oder bei der Aufteilung der Pausen (§ 7 ArbZG). Ob das für Ihren Betrieb gilt, steht in dem Tarifvertrag, an den Sie gebunden sind — nicht im Gesetz.

Für einige Branchen kommt eine zweite, schärfere Aufzeichnungspflicht aus dem Mindestlohngesetz dazu. Sie hat eine feste Frist und ein höheres Bußgeld. Betroffen sind die Wirtschaftsbereiche aus § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes — dort stehen unter anderem das Baugewerbe und das Gebäudereinigungsgewerbe.

Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sind spätestens bis zum Ablauf des siebten auf den Tag der Arbeitsleistung folgenden Kalendertages aufzuzeichnen. Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren.

§ 17 Abs. 1 MiLoG

Dieselbe Pflicht gilt unabhängig von der Branche für geringfügig Beschäftigte, also Minijobber — mit Ausnahme von Minijobs in Privathaushalten. Ein Malerbetrieb mit einer Aushilfe auf Minijob-Basis muss deren Zeiten also ebenfalls innerhalb von sieben Tagen festhalten. Für einzelne Gruppen sieht eine Verordnung Ausnahmen vor, etwa für mitarbeitende Familienangehörige; die Einzelheiten nennt der Zoll auf seiner Seite zu den Aufzeichnungspflichten.

Wer in einer Branche nach § 2a SchwarzArbG arbeitet, muss außerdem seinen Personalausweis, Pass oder ein Ersatzdokument mitführen und auf Verlangen vorzeigen. Der Arbeitgeber muss jeden Mitarbeiter vor Arbeitsbeginn nachweislich und schriftlich auf diese Pflicht hinweisen und den Hinweis aufbewahren.

Kontrolliert wird das von der Finanzkontrolle Schwarzarbeit, einer Einheit des Zolls. Sie prüft direkt auf der Baustelle und fragt dort nach Ausweisen, Arbeitszeiten und dem schriftlichen Hinweis.

Der Betrieb muss nicht selbst jede Stunde notieren. Das Bundesarbeitsgericht hält es ausdrücklich für zulässig, die Aufzeichnung an die Mitarbeiter zu übertragen (BAG, 1 ABR 22/21). In der Praxis ist das der Normalfall: Der Monteur trägt seine Zeiten ein, das Büro prüft.

Die Verantwortung wandert dabei nicht mit. Das Bußgeld trifft den Arbeitgeber, nicht den Mitarbeiter, der vergessen hat, seinen Zettel auszufüllen. Wer delegiert, muss deshalb dafür sorgen, dass die Aufzeichnung auch tatsächlich stattfindet: klare Regel, bis wann eingetragen wird, und ein regelmäßiger Blick darauf, ob die Zettel vollständig sind.

• Legen Sie fest, bis wann Zeiten eingetragen sein müssen — auf dem Bau spätestens innerhalb der Sieben-Tage-Frist, besser am selben Tag.
• Sehen Sie die Zettel regelmäßig durch, nicht erst zur Lohnabrechnung.
• Ändern Sie eingetragene Zeiten nicht stillschweigend. Halten Sie fest, wer was wann und warum korrigiert hat.
• Vertrauensarbeitszeit befreit nicht von der Aufzeichnung. Sie heißt nur, dass niemand die Lage der Arbeitszeit vorgibt — nicht, dass sie unbekannt bleiben darf.

Arbeitszeiten sind personenbezogene Daten. Weil ihre Aufzeichnung gesetzlich vorgeschrieben ist, brauchen Sie dafür keine Einwilligung; die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Pflicht erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Das deckt aber nur, was für diesen Zweck nötig ist. Wer den Stundenzettel einsehen darf, sollte deshalb auf Lohnbüro und Vorgesetzte beschränkt bleiben.

Kaum eine Frage wird auf dem Bau so oft gestellt, und kaum eine wird so oft durcheinandergebracht. Dahinter stecken zwei getrennte Fragen: Zählt die Fahrt als Arbeitszeit für die Grenzen des Arbeitszeitgesetzes? Und muss sie bezahlt werden? Die Antworten können unterschiedlich ausfallen.

Zur ersten Frage hat der Europäische Gerichtshof am 9. Oktober 2025 entschieden (C-110/24): Fahren Mitarbeiter auf Anweisung des Arbeitgebers von einem festgelegten Stützpunkt mit einem Fahrzeug des Arbeitgebers zum Einsatzort und zurück, und bestimmt der Arbeitgeber Abfahrt, Ziel und Fahrzeug, dann ist diese Fahrt Arbeitszeit. Sie zählt also mit, wenn es um die zehn Stunden und die elf Stunden Ruhezeit geht. Der Weg von der Wohnung zum Stützpunkt bleibt Wegezeit.

Zur zweiten Frage hat das Bundesarbeitsgericht schon 2012 entschieden, dass die Fahrt vom Betrieb zu einer auswärtigen Arbeitsstelle zu den Diensten gehört, die der Mitarbeiter schuldet (BAG, 12.12.2012, 5 AZR 355/12). Ein Arbeits- oder Tarifvertrag kann für diese Fahrten aber eine eigene Vergütung regeln, die von der normalen Stundenvergütung abweicht. Im entschiedenen Fall hatte der Tarifvertrag das getan.

Für den Stundenzettel folgt daraus eine einfache Regel: Tragen Sie Fahrzeiten getrennt von der Arbeit vor Ort ein. Dann lassen sich beide Fragen später beantworten, ohne dass jemand schätzen muss, wie lange die Fahrt am Dienstag vor drei Wochen gedauert hat.

Die Bußgelder hängen davon ab, gegen welche der Pflichten verstoßen wurde. Die Beträge sind Obergrenzen; im Einzelfall entscheidet die Behörde.

Die allgemeine Pflicht aus dem Arbeitsschutzgesetz ist selbst nicht mit einem Bußgeld belegt. Die zuständige Behörde kann aber im Einzelfall anordnen, welche Maßnahmen der Arbeitgeber treffen muss (§ 22 Abs. 3 ArbSchG). Wer eine solche Anordnung nicht befolgt, riskiert das Bußgeld aus § 25 ArbSchG.

Die Bundesregierung will die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ausdrücklich ins Arbeitszeitgesetz schreiben. Bekannt ist ein Referentenentwurf des Bundesarbeitsministeriums vom 18. Juni 2026. Er sieht nach den veröffentlichten Berichten vor, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit grundsätzlich elektronisch und am Tag der Arbeitsleistung zu erfassen. Betriebe mit bis zu zehn Beschäftigten sollen weiter aufzeichnen müssen, aber nicht elektronisch. Für die übrigen sind gestaffelte Übergangsfristen geplant, und tarifgebundene Betriebe sollen eine wöchentliche statt einer täglichen Höchstarbeitszeit vereinbaren können.

Ein Referentenentwurf ist der erste Schritt, nicht das Gesetz. Stand 13. September 2026 hat das Bundeskabinett den Entwurf nicht beschlossen; Bundestag und Bundesrat haben sich damit noch nicht befasst. Ob und in welcher Fassung die Regeln kommen, ist offen.

Der Stundenzettel wird oft mit dem Regiebericht verwechselt, dabei richten sich die beiden an verschiedene Leute. Der Stundenzettel weist gegenüber dem Mitarbeiter und der Behörde nach, wie lange gearbeitet wurde. Der Regiebericht weist gegenüber dem Auftraggeber nach, welcher Aufwand für ihn angefallen ist, und wird von ihm unterschrieben. Ein Stundenzettel begründet deshalb keinen Anspruch gegen den Kunden — wie der Regiebericht bezahlt wird, steht im Ratgeber zum Regiebericht.

Wie Sie aufzeichnen, ist heute Ihre Entscheidung. Das Bundesarbeitsgericht lässt ausdrücklich zu, dass je nach Tätigkeit und Betrieb auch Aufzeichnungen auf Papier genügen. Eine Tabelle am Rechner erfüllt die Pflicht ebenso wie ein Block im Fahrzeug oder eine Anwendung auf dem Handy.

Entscheidend ist in allen drei Fällen dasselbe: Die Zeiten entstehen am Arbeitstag, lassen sich nicht unbemerkt ändern und liegen im Büro, bevor eine Frist abläuft. Papier scheitert meist am Weg ins Büro, eine Tabelle daran, dass sich jede Zelle unbemerkt überschreiben lässt. Bei einer Software zählt vor allem, dass Korrekturen sichtbar bleiben.