Bis wann bezahlt wird
und ab wann es zählt

Das Gesetz kennt keine Frist von 14 oder 30 Tagen, innerhalb derer eine Handwerkerrechnung bezahlt werden muss. Es unterscheidet zwei Zeitpunkte. Ab der Fälligkeit darf der Kunde zahlen und Sie dürfen das Geld verlangen. Ab dem Verzug muss er Zinsen zahlen und Ihnen den Schaden ersetzen, der durch die verspätete Zahlung entsteht.

Wo nichts vereinbart ist, kann der Gläubiger die Leistung sofort verlangen (§ 271 Abs. 1 BGB). Für Handwerker gilt das aber nur eingeschränkt, denn der Werklohn hängt an der Abnahme. Solange der Kunde die Arbeit nicht abgenommen hat, läuft keine Frist, auch wenn die Rechnung längst bei ihm liegt.

Die Vergütung ist bei der Abnahme des Werkes zu entrichten. Ist das Werk in Teilen abzunehmen und für die Teile eine eigene Vergütung bestimmt, wird sie für jeden Teil bei dessen Abnahme fällig.

§ 641 Abs. 1 BGB

Beim Bauvertrag ist die Vergütung zu entrichten, wenn der Besteller das Werk abgenommen hat oder die Abnahme entbehrlich ist und der Unternehmer eine prüffähige Schlussrechnung erteilt hat. Sie gilt als prüffähig, wenn der Besteller nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründete Einwendungen gegen ihre Prüffähigkeit erhebt.

§ 650g Abs. 4 BGB

Im VOB-Vertrag regelt § 16 Abs. 3 Nr. 1 VOB/B die Schlusszahlung eigens: Sie wird nach Prüfung und Feststellung fällig, spätestens 30 Tage nach Zugang der Schlussrechnung. Nur wenn es ausdrücklich vereinbart und sachlich gerechtfertigt ist, verlängert sich das auf höchstens 60 Tage.

Für die Praxis heißt das: Lassen Sie die Abnahme festhalten, bevor oder während Sie die Rechnung schreiben. Ein unterschriebenes Abnahmeprotokoll ist der Tag, ab dem Ihre Fristen überhaupt zu laufen beginnen. Wie die Abnahme abläuft und was der Kunde dabei verweigern darf, erklärt der Artikel zur Abnahme.

Das Zahlungsziel legen Sie fest, solange Sie es nicht vorher mit dem Kunden anders vereinbart haben. Viele Betriebe schreiben 7, 14 oder 30 Tage. Kürzer ist für Ihre Liquidität besser, länger wirkt im Gespräch großzügiger. Entscheidend ist, dass die Rechnung klar sagt, bis wann gezahlt werden soll, und beim Privatkunden den Hinweis auf den Verzug enthält.

Wer eine Entgeltforderung nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung bezahlt, kommt spätestens dann in Verzug. Gegenüber einem Verbraucher gilt das nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hingewiesen hat.

§ 286 Abs. 3 BGB

Ein Satz genügt dafür, zum Beispiel: „Bitte zahlen Sie innerhalb von 14 Tagen. Zahlen Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang dieser Rechnung, kommen Sie ohne weitere Mahnung in Verzug." Fehlt der zweite Satz, kommt ein Privatkunde erst durch eine Mahnung in Verzug. Bei Geschäftskunden gilt die 30-Tage-Regel auch ohne Hinweis.

Ein Datum, das Sie nur auf die Rechnung schreiben, legen Sie allein fest. Für den Verzug ohne Mahnung verlangt § 286 Abs. 2 Nr. 1 BGB einen Zahltag, der vereinbart ist, etwa im Angebot oder im Vertrag. Wer seinem Kunden schon im Angebot schreibt „zahlbar innerhalb von 14 Tagen nach Abnahme und Rechnung" und das Angebot annehmen lässt, hat diese Vereinbarung. Sonst bleibt nach Ablauf des Zahlungsziels die Mahnung der sichere Weg.

Die umgekehrte Frage stellt sich bei Geschäftskunden, Bauträgern und Generalunternehmern. Deren Einkaufsbedingungen sehen oft lange Zahlungsziele vor. Das Gesetz begrenzt das, allerdings nur gegenüber Unternehmern und öffentlichen Auftraggebern, nicht gegenüber Privatkunden.

Eine Vereinbarung, nach der eine Entgeltforderung erst nach mehr als 60 Tagen nach Erhalt der Gegenleistung zu erfüllen ist, ist nur wirksam, wenn sie ausdrücklich getroffen wurde und für den Gläubiger nicht grob unbillig ist. Hängt die Fälligkeit von einer Überprüfung oder Abnahme ab, gilt dasselbe für eine Prüfungsfrist von mehr als 30 Tagen.

§ 271a Abs. 1 und 3 BGB

In Allgemeinen Geschäftsbedingungen ist eine Bestimmung unwirksam, mit der sich der Verwender eine unangemessen lange Zeit für die Zahlung oder für die Überprüfung oder Abnahme vorbehält. Ist der Verwender kein Verbraucher, ist im Zweifel eine Zahlungsfrist von mehr als 30 Tagen und eine Prüfungs- oder Abnahmefrist von mehr als 15 Tagen unangemessen lang.

§ 308 Nr. 1a und 1b BGB

Steht in den Einkaufsbedingungen eines Generalunternehmers „Zahlung 90 Tage nach Rechnungseingang", ist das deshalb nicht einfach hinzunehmen. Ist die Klausel unwirksam, bleibt der übrige Vertrag bestehen (§ 271a Abs. 4 BGB), und es gilt die gesetzliche Regel. Ob eine Klausel im Einzelfall wirksam ist, klärt im Streit ein Anwalt.

Bei Aufträgen, die über Wochen laufen, ist die Zahlungsfrist der Schlussrechnung nur die halbe Wahrheit. Wer bis zur Abnahme wartet, finanziert Lohn und Material vor. Abschlagszahlungen verkürzen diesen Weg, und für sie gelten die Grenzen des § 271a BGB nicht (§ 271a Abs. 5 BGB).

Sie können Abschlagszahlungen in Höhe des Wertes der erbrachten und geschuldeten Leistungen verlangen. Die Leistung ist durch eine Aufstellung nachzuweisen, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht.

§ 632a Abs. 1 BGB

Im VOB-Vertrag werden Abschlagszahlungen 21 Tage nach Zugang der Aufstellung fällig (§ 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B). Nach BGB gibt es keine feste Tageszahl. Fällig ist der Abschlag, sobald die Leistung prüfbar nachgewiesen ist; ein Zahlungsziel dafür schreiben Sie wie bei der Schlussrechnung dazu.

• Abschläge schon im Angebot ankündigen, mit den Zeitpunkten oder Bauabschnitten, zu denen sie fällig werden.
• Jeder Abschlag bekommt eine Aufstellung: Aufmaß, Regieberichte oder Fotos der erbrachten Leistung.
• In der Schlussrechnung die bereits gezahlten Abschläge einzeln abziehen, damit der Restbetrag nachvollziehbar bleibt.

Skonto ist ein Preisnachlass für schnelle Zahlung. Ein gesetzliches Recht darauf gibt es nicht. Der Kunde darf nur abziehen, was vereinbart ist, und nur, wenn er die Bedingung einhält. Wer Skonto anbietet, sollte die Bedingung deshalb so eindeutig schreiben, dass es keine zwei Lesarten gibt.

• Den Prozentsatz und die Frist nennen, etwa „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen nach Zugang der Rechnung".
• Sagen, wovon der Abzug gerechnet wird: vom Bruttobetrag der jeweiligen Rechnung oder nur von der Schlussrechnung.
• Klarstellen, ob Skonto auch für Abschläge gilt.
• Festlegen, was rechtzeitig heißt: Eingang auf Ihrem Konto oder Erteilung des Überweisungsauftrags.

Zieht ein Kunde Skonto ab, obwohl die Frist abgelaufen ist, fehlt der abgezogene Betrag. Fordern Sie ihn mit Bezug auf Rechnung und Zahlungseingang nach. Skonto, das Sie nicht ausdrücklich angeboten haben, schuldet der Kunde sich nicht selbst.

Ist der Kunde in Verzug, schuldet er Verzugszinsen, und ein Geschäftskunde zusätzlich eine Pauschale. Die Sätze stehen im Gesetz und hängen am Basiszinssatz, der sich zum 1. Januar und 1. Juli ändert.

Der Kunde kommt nicht in Verzug, solange er die Verzögerung nicht zu vertreten hat (§ 286 Abs. 4 BGB). Kam die Rechnung nie an, läuft auch keine Frist. Schicken Sie Rechnungen deshalb so, dass Sie den Zugang belegen können, etwa per E-Mail an die Adresse, die der Kunde Ihnen genannt hat.

Wie Sie die Mahnung formulieren, die Zinsen mit dem aktuellen Basiszinssatz ausrechnen und wann sich ein Mahnbescheid lohnt, steht ausführlich im Artikel zum Zahlungsverzug.

Die meisten Rechnungen werden nicht aus Absicht zu spät bezahlt, sondern weil niemand nachfragt. Wer offene Posten nur im Kopf oder in einem Ordner führt, merkt den Ablauf der Frist oft erst Wochen später.

Eine einfache Liste mit Rechnungsdatum, Zugang, Zahlungsziel und dem Tag, an dem die 30 Tage ablaufen, reicht dafür. Eine Software rechnet diese Tage selbst und zeigt, welche Rechnung überfällig ist. Die Fristen aus dem Gesetz gelten in beiden Fällen gleich.