Die Software,
die im Betrieb bleibt

Wer mit Funktionslisten anfängt, vergleicht Produkte miteinander statt mit dem eigenen Betrieb. Jede Liste ist lang, und jede sieht vollständig aus. Der bessere Anfang ist ein Blatt Papier und eine Stunde Zeit: Schreiben Sie auf, wie ein gewöhnlicher Auftrag heute durch Ihren Betrieb läuft, von der ersten Anfrage bis zum Geld auf dem Konto.

Markieren Sie danach die zwei oder drei Stellen, an denen bei Ihnen regelmäßig Zeit oder Geld verloren geht. Das sind die Stellen, an denen eine Software sich beweisen muss. Alles andere ist Beiwerk, auch wenn es auf der Preisseite groß steht.

Der zweite Nutzen dieses Blattes zeigt sich im Gespräch mit Anbietern. Wer fragt „Kann Ihr Programm Zeiterfassung?“, bekommt immer ein Ja. Wer fragt „Mein Monteur trägt abends seine Stunden nach, und ich will sie am nächsten Morgen am Auftrag sehen, ohne abzutippen — zeigen Sie mir das“, bekommt eine Antwort, die sich prüfen lässt.

Grundsätzlich gibt es zwei Wege. Entweder ein Programm, das den Ablauf von der Anfrage bis zur Rechnung abdeckt, oder mehrere spezialisierte Werkzeuge: ein Rechnungsprogramm, eine App für die Zeiterfassung, ein Kalender für die Einsatzplanung. Beide Wege haben ihren Fall, und keiner ist für jeden Betrieb richtig.

Einzelwerkzeuge passen, wenn eine Aufgabe den Betrieb dominiert und die übrigen kaum anfallen. Ein Betrieb, der fast nur für Generalunternehmer nach Leistungsverzeichnis arbeitet, braucht vor allem eine starke Kalkulation. Ein Betrieb mit vielen kleinen Kundendienst-Einsätzen braucht vor allem eine gute Einsatzplanung und eine schnelle Rechnung.

Ein durchgängiges Programm passt, wenn das Geld an den Übergängen verloren geht: wenn Stunden auf dem Weg vom Zettel in die Rechnung verschwinden, wenn Material verbaut und nie berechnet wird, wenn niemand weiß, ob der Regiebericht schon beim Kunden liegt. Solche Verluste entstehen nicht in einem Werkzeug, sondern zwischen zwei Werkzeugen.

Prüfen Sie deshalb beim Blick auf Ihren Ablauf, wo die markierten Stellen liegen. Liegen sie innerhalb einer Aufgabe, lohnt das Spezialwerkzeug. Liegen sie an den Übergängen, lohnt das durchgängige Programm.

Die Größe entscheidet weniger über die Funktionen als über die Frage, wer die Software benutzt. Solange der Inhaber alles selbst macht, ist sie ein Büroprogramm. Sobald Monteure allein auf Baustellen fahren, ist sie ein Kommunikationsweg — und dann entscheidet die Baustellenseite über Erfolg oder Misserfolg.

Achten Sie dabei auf den Weg nach oben. Ein Betrieb mit vier Leuten, der in zwei Jahren acht haben will, sollte heute kein Programm wählen, das bei sechs Nutzern eine andere Preisstufe oder ein anderes Produkt verlangt. Fragen Sie konkret: Was ändert sich an Preis und Funktionen, wenn wir doppelt so viele sind?

Umgekehrt gilt: Ein kleiner Betrieb, der ein Programm für fünfzig Mitarbeiter kauft, bezahlt Einrichtung und Schulung für Funktionen, die niemand benutzt.

Eine Software nimmt Ihnen keine Pflicht ab. Sie kann aber dafür sorgen, dass Sie eine Pflicht ohne Zusatzaufwand erfüllen — oder dafür, dass Sie sie nur mit Handarbeit erfüllen können. Drei Pflichten betreffen fast jeden Handwerksbetrieb und gehören deshalb in jede Prüfung.

Eine elektronische Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Das Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen oder zwischen den Beteiligten vereinbart sein und die vollständige Entnahme der Pflichtangaben erlauben. Für Leistungen an andere Unternehmer im Inland ist die Rechnung als elektronische Rechnung auszustellen.

§ 14 Abs. 1 und 2 UStG

Für die Software heißt das: Sie muss E-Rechnungen im Format XRechnung oder ZUGFeRD ausstellen und empfangene E-Rechnungen lesbar machen können. Ein PDF, das nur aussieht wie eine Rechnung, erfüllt die Pflicht nicht. Ab wann welche Übergangsregel endet, steht im Ratgeber zur E-Rechnung. Fragen Sie den Anbieter, ob die E-Rechnung im Grundpreis enthalten ist oder als Zusatzmodul berechnet wird.

Eine Buchung oder Aufzeichnung darf nicht so verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Verboten sind auch Veränderungen, bei denen ungewiss bleibt, ob sie ursprünglich oder später gemacht wurden.

§ 146 Abs. 4 AO

Eine Rechnung, die nach dem Versand still überschrieben werden kann, ist genau so ein Fall. Prüfen Sie: Lässt sich eine versendete Rechnung noch ändern, oder erzwingt das Programm eine Korrektur oder ein Storno? Wird festgehalten, wer wann was geändert hat? Und kommen die Daten im Fall einer Betriebsprüfung maschinell auswertbar heraus — denn nach § 147 Abs. 6 AO kann das Finanzamt verlangen, dass Daten in einem maschinell auswertbaren Format übergeben werden.

Arbeitgeber mit Minijobbern oder in den Branchen nach § 2a SchwarzArbG — darunter das Baugewerbe und die Gebäudereinigung — müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach der Arbeit aufzeichnen und mindestens zwei Jahre aufbewahren.

§ 17 Abs. 1 MiLoG

Unabhängig davon hat das Bundesarbeitsgericht entschieden, dass Arbeitgeber ein System einführen müssen, mit dem Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit erfasst werden (BAG, Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21, gestützt auf § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG). Eine Zeiterfassung, die nur Stunden je Auftrag sammelt, aber keinen Beginn und kein Ende kennt, erfüllt das nicht. Prüfen Sie außerdem, wie nachträgliche Änderungen sichtbar bleiben.

In einer Handwerkersoftware stehen Namen, Adressen und Telefonnummern von Kunden, dazu Arbeitszeiten, Fotos und manchmal Standortdaten Ihrer Mitarbeiter. Für diese Daten bleiben Sie verantwortlich, auch wenn sie auf den Servern eines Anbieters liegen. Der Anbieter ist in diesem Fall Auftragsverarbeiter.

Sie dürfen nur mit Auftragsverarbeitern arbeiten, die hinreichende Garantien für geeignete technische und organisatorische Maßnahmen bieten. Grundlage ist ein Vertrag, der Gegenstand, Dauer, Art und Zweck der Verarbeitung, die Datenarten und die betroffenen Personen festlegt. Er kann elektronisch geschlossen werden.

Art. 28 Abs. 1, 3 und 9 DSGVO

Seriöse Anbieter stellen diesen Vertrag von sich aus bereit, oft als Anhang zu den Geschäftsbedingungen. Fehlt er, oder bekommen Sie ihn erst auf mehrmalige Nachfrage, ist das ein deutliches Zeichen. Nach dem Ende der Zusammenarbeit muss der Anbieter die Daten nach Ihrer Wahl löschen oder zurückgeben (Art. 28 Abs. 3 lit. g DSGVO).

Fragen Sie außerdem, wo die Daten liegen und welche weiteren Dienstleister beteiligt sind. Werden Daten in ein Land außerhalb der EU übermittelt, braucht es dafür eine Grundlage nach Art. 44 ff. DSGVO — etwa einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission oder Standardvertragsklauseln. Eine Liste der Unterauftragsverarbeiter mit Sitz und Zweck sollte zum Vertrag gehören.

Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er mit bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Arbeitnehmer zu überwachen.

§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG

Zeiterfassung und Standortfunktionen sind die typischen Kandidaten dafür. Betriebsräte können in Betrieben mit in der Regel mindestens fünf ständigen wahlberechtigten Arbeitnehmern gewählt werden (§ 1 Abs. 1 BetrVG); viele kleine Handwerksbetriebe haben keinen. Die Mitarbeiter müssen trotzdem erfahren, welche Daten die App über sie erfasst. Prüfen Sie deshalb auch, ob sich Standortfunktionen abschalten lassen und ob sie nur mit Einwilligung laufen.

Im Büro wird eine Software ausgewählt, auf der Baustelle wird sie angenommen oder umgangen. Eine App, die ein Monteur abends im Transporter nicht in zwei Minuten bedienen kann, wird nach drei Wochen durch den alten Zettel ersetzt — und dann fehlen dem Büro genau die Daten, für die das Programm gekauft wurde.

• Ohne Netz nutzbar: im Keller, im Rohbau und auf dem Land gibt es oft keinen Empfang. Die App muss Eingaben speichern und später übertragen, ohne dass etwas verloren geht.
• Wenige Schritte für die häufigen Dinge: Stunden eintragen, Foto machen, Aufgabe abhaken, Unterschrift holen. Zählen Sie im Test die Fingertipps.
• Große Schaltflächen und gute Lesbarkeit im Sonnenlicht — mit Arbeitshandschuhen und staubigem Display.
• Nur das, was der Monteur sehen soll: Einkaufspreise, Kalkulation und Umsätze gehören nicht auf das Telefon eines Mitarbeiters.
• Sprache: Arbeiten Mitarbeiter mit, die Deutsch nicht als Muttersprache sprechen, hilft eine Oberfläche in ihrer Sprache mehr als jede Schulung.
• Eigene oder betriebliche Telefone: Laufen Android und iPhone, auch ältere Geräte? Und bleibt die App von privaten Daten getrennt?
• Nachtragen muss erlaubt sein: Wer die Zeit nicht in Echtzeit stempelt, muss sie am Abend nachtragen können, ohne dafür ins Büro zu gehen.

Den letzten Punkt unterschätzen viele Betriebe. Eine Stempeluhr auf dem Telefon ist in der Vorführung überzeugend, im Alltag vergisst sie jeder zweite beim ersten Einsatz des Tages. Entscheidend ist dann, ob sich die Zeit sauber nachtragen lässt und die Änderung nachvollziehbar bleibt.

Der Preis auf der Preisseite ist eine Monatszahl für eine bestimmte Betriebsgröße. Was der Betrieb tatsächlich bezahlt, hängt am Preismodell, an einmaligen Kosten und daran, wie der Preis mitwächst. Vergleichbar werden Angebote erst, wenn Sie sie für Ihren Betrieb über drei Jahre durchrechnen.

Ein Rechenbeispiel zeigt, warum die Monatszahl allein täuscht. Die Zahlen sind frei gewählt und stehen für keinen realen Anbieter. Der Beispielbetrieb hat einen Inhaber, eine Bürokraft und sechs Monteure, also acht Personen. Angebot A kostet 15 Euro je Nutzer im Monat. Angebot B kostet 79 Euro je Betrieb im Monat, dazu 15 Euro für das E-Rechnungsmodul und einmalig 490 Euro für die Einrichtung. Angebot C kostet 49 Euro im Monat für zwei Büroplätze und 6 Euro je Monteur, dazu zwei Schulungstermine zu je 180 Euro.

Im ersten Jahr ist Angebot B teurer als die beiden anderen, über drei Jahre liegt es in der Mitte, und wenn der Betrieb wächst, ist es günstiger als beide. Mit Angebot A beginnen Sie ohne Einrichtungskosten, es wird aber mit jedem neuen Mitarbeiter teurer. Welches Angebot für Sie günstig ist, hängt also davon ab, wie sich Ihr Betrieb entwickelt — nicht von der Monatszahl.

Die größte Position steht in keiner Preistabelle: Ihre eigene Zeit für Einrichtung, Stammdaten und Einarbeitung. Rechnen Sie für einen Betrieb mit acht Personen mit mehreren Arbeitstagen verteilt auf die ersten Wochen. Dem steht die Zeit gegenüber, die heute jede Woche für Abtippen, Suchen und Nachfragen draufgeht — und die Stunden oder Materialien, die nie auf einer Rechnung landen.

Eine Software wählen heißt auch, den Ausstieg mitzuwählen. Die Rechnungen, die Sie heute im Programm schreiben, müssen Sie noch in acht Jahren vorlegen können (§ 147 Abs. 3 AO) — auch wenn Sie den Anbieter längst gewechselt haben. Wie Ihre Daten herauskommen, gehört deshalb vor den Vertrag, nicht ans Ende.

Seit dem 12. September 2025 gilt die EU-Datenverordnung, der Data Act (Art. 50). Ihr Kapitel VI regelt den Wechsel zwischen Datenverarbeitungsdiensten; Software, die über das Internet als Dienst bereitgestellt wird, zählt die Verordnung ausdrücklich zu den Bereitstellungsmodellen solcher Dienste (Erwägungsgrund 81). Anbieter dürfen Kunden nicht daran hindern, zu kündigen, zu einem anderen Anbieter zu wechseln oder ihre Daten mitzunehmen (Art. 23).

Der Vertrag muss den Wechsel regeln: eine Ankündigungsfrist von höchstens zwei Monaten, eine Übergangszeit von höchstens 30 Kalendertagen, in der die Daten bereitgestellt werden, einen Abrufzeitraum von mindestens 30 Kalendertagen danach und eine abschließende Liste der Daten, die exportiert werden können.

Art. 25 Data Act

Ab dem 12. Januar 2027 dürfen für den Wechsel keine Entgelte mehr verlangt werden. Bis dahin sind nur ermäßigte Entgelte erlaubt, die die unmittelbaren Kosten des Wechsels nicht übersteigen.

Art. 29 Data Act

Die Regeln helfen nur, wenn der Export auch brauchbar ist. Diese Punkte sollten Sie vor dem Vertrag klären:

• In welchen Formaten kommen Kunden, Aufträge, Zeiten und Rechnungen heraus — als Tabelle, als PDF, als XML?
• Kommen versendete Rechnungen als unveränderte Originaldateien heraus, E-Rechnungen mit ihrem Datenteil?
• Kann ich den Export jederzeit selbst auslösen, oder nur auf Anfrage beim Anbieter?
• Wie lange ist die Mindestlaufzeit, verlängert sich der Vertrag automatisch, und mit welcher Frist kann ich kündigen?
• Was geschieht mit den Daten nach dem Vertragsende, und bekomme ich darüber eine Bestätigung?

Warnzeichen sind Angebote, die nur mit Vertrag über mehrere Jahre einen tragbaren Preis haben, Anbieter, die den Auftragsverarbeitungsvertrag oder die Liste der exportierbaren Daten nicht vorlegen, und Vorführungen, in denen der Export „bei Bedarf eingerichtet“ wird. Einen Export, den niemand gezeigt hat, gibt es im Zweifel nicht.

Schnittstellen stehen in jeder Funktionsliste, und nicht jede davon betrifft Ihren Betrieb. Die vier Kürzel, die Handwerker am häufigsten lesen, meinen sehr verschiedene Dinge.

Wer keine Leistungsverzeichnisse bekommt, braucht kein GAEB. Wer im Monat eine Handvoll Materialpositionen berechnet, braucht kein DATANORM. Den Export für die Buchhaltung dagegen braucht jeder Betrieb, dessen Steuerberater die Belege digital übernimmt — ohne ihn kommen Rechnungen und Belege nur von Hand in die Buchführung.

Fragen Sie bei jeder Schnittstelle nach, wie sie funktioniert. „Unterstützt DATANORM“ kann heißen, dass eine Datei regelmäßig und mit Rabattgruppen eingelesen wird, oder dass ein einmaliger Import von Hand möglich ist. Lassen Sie sich die Schnittstelle an Ihren eigenen Daten zeigen, nicht an Beispieldaten.

Viele Anbieter bieten eine kostenlose Testphase. Wer darin nur Menüs anklickt, entscheidet danach nach Gefühl. Aussagekräftiger ist ein Durchlauf mit einem echten, kleinen Auftrag, in dieser Reihenfolge:

1. 01 Legen Sie einen echten Kunden an und schreiben Sie das Angebot für einen kleinen Auftrag, den Sie ohnehin haben.
2. 02 Planen Sie den Einsatz für einen Monteur, und lassen Sie ihn die App auf seinem eigenen Telefon einrichten — ohne Ihre Hilfe.
3. 03 Lassen Sie ihn Zeiten, Material und Fotos auf der Baustelle erfassen, einmal davon im Keller oder an einer Stelle ohne Empfang.
4. 04 Schreiben Sie aus diesem Auftrag die Rechnung und prüfen Sie, was Sie noch abtippen mussten.
5. 05 Erzeugen Sie eine E-Rechnung und öffnen Sie sie mit einem Prüfprogramm oder schicken Sie sie an Ihren Steuerberater.
6. 06 Lösen Sie einen Export aus und öffnen Sie die Dateien.
7. 07 Lesen Sie die Vertragsbedingungen zu Laufzeit, Kündigung und Preisanpassung, bevor die Testphase endet.

Achten Sie auch darauf, wie der Anbieter während des Tests erreichbar ist. Eine Frage, die im Test drei Tage unbeantwortet bleibt, wird nach der Unterschrift nicht schneller beantwortet.

Für die Einführung ist ein fester Stichtag der einfachere Weg, nicht ein schleichender Übergang. Neue Aufträge laufen ab diesem Tag im neuen Programm, laufende Aufträge werden im alten Weg zu Ende gebracht. Eine Parallelphase von zwei bis drei Wochen genügt; länger doppelt geführte Zettel und Apps erzeugen genau die Doppelarbeit, die abgeschafft werden sollte.

Bestimmen Sie einen Ansprechpartner im Betrieb, der Fragen der Kollegen sammelt und beantwortet. Das muss nicht der Chef sein; oft ist es ein Mitarbeiter, der sich schnell zurechtfindet. Und nehmen Sie die Monteure früh mit: Wer erfährt, dass seine Zettel wegfallen und er abends nichts mehr ins Büro bringen muss, hat einen eigenen Grund, die App zu benutzen.