Die Abnahme,
ab der die Uhr läuft

Für die meisten Betriebe ist die Abnahme ein Termin am Ende, bei dem der Kunde noch einmal durchgeht und unterschreibt. Rechtlich ist sie der Wendepunkt des ganzen Auftrags. Bis zur Abnahme tragen Sie das Risiko, danach der Kunde. Und mehrere Fristen, die über Ihr Geld entscheiden, laufen erst ab diesem Tag.

Die fünf Punkte hängen zusammen, und genau deshalb lohnt es sich, die Abnahme nicht dem Zufall zu überlassen. Ein Auftrag, der nie ausdrücklich abgenommen wurde, ist nicht automatisch unbezahlt. Aber jeder dieser Punkte wird zur Streitfrage: Ist die Rechnung fällig? Seit wann läuft die Gewährleistung? Wer muss beweisen, dass die Fuge schon bei der Übergabe gerissen war?

Der Besteller muss das vertragsgemäß hergestellte Werk abnehmen, sofern die Abnahme nicht nach der Beschaffenheit des Werks ausgeschlossen ist. Wegen unwesentlicher Mängel kann er die Abnahme nicht verweigern.

§ 640 Abs. 1 BGB

Die Abnahme ist also keine Gefälligkeit, sondern eine Pflicht des Kunden. Ist Ihre Arbeit fertig und im Wesentlichen vertragsgemäß, darf er sie nicht hinauszögern, bis die letzte Kleinigkeit erledigt ist.

Wo die Grenze zwischen wesentlich und unwesentlich liegt, sagt das Gesetz nicht. Es kommt darauf an, wie stark der Mangel die Nutzung, die Sicherheit oder den Wert beeinträchtigt, und das beurteilen Gerichte im Einzelfall. Eine ausgefallene Heizung im Winter oder ein undichter Anschluss wird eher wesentlich sein, eine fehlende Abdeckleiste oder ein kleiner Farbfleck eher nicht. Verlassen Sie sich bei solchen Beispielen aber nicht auf eine feste Regel.

Im VOB-Vertrag kann die Abnahme wegen wesentlicher Mängel bis zu deren Beseitigung verweigert werden.

§ 12 Abs. 3 VOB/B

Für kleinere Mängel hat der Kunde ein anderes Mittel als die Verweigerung. Er darf nach der Fälligkeit einen angemessenen Teil der Vergütung zurückhalten, solange er die Beseitigung verlangen kann. Angemessen ist in der Regel das Doppelte der Kosten, die die Beseitigung erfordert (§ 641 Abs. 3 BGB).

Für Sie heißt das: Die Abnahme kommt, das Geld bis auf diesen Einbehalt auch, und der Rest folgt mit der Nachbesserung. Ein Kunde, der wegen eines Kratzers die ganze Abnahme verweigert, verzögert zu Unrecht — aber Sie müssen das im Streit darlegen können. Genau dafür ist das Protokoll da.

§ 640 BGB schreibt für die Abnahme keine Form vor. Sie kann mündlich erklärt werden, schriftlich oder per E-Mail — und sie kann sich nach der Rechtsprechung auch aus dem Verhalten des Kunden ergeben. Das ist bequem und zugleich das Problem: Was nirgends steht, muss im Streit bewiesen werden.

Eine förmliche Abnahme findet statt, wenn eine Vertragspartei sie verlangt. Jede Seite kann auf eigene Kosten einen Sachverständigen hinzuziehen. Der Befund wird in gemeinsamer Verhandlung schriftlich festgehalten, einschließlich der Vorbehalte wegen bekannter Mängel und Vertragsstrafen und der Einwendungen des Auftragnehmers. Jede Partei erhält eine Ausfertigung.

§ 12 Abs. 4 Nr. 1 VOB/B

Das Recht, eine förmliche Abnahme zu verlangen, haben im VOB-Vertrag beide Seiten, also auch Sie. Im BGB-Vertrag gibt es keine entsprechende Vorschrift. Nichts hindert Sie aber, dem Kunden einen Abnahmetermin mit Protokoll vorzuschlagen. Die meisten Privatkunden empfinden das nicht als Förmelei, sondern als ordentlichen Abschluss.

Die förmliche Abnahme kann ohne den Auftragnehmer stattfinden, wenn der Termin vereinbart war oder der Auftraggeber mit genügender Frist dazu eingeladen hatte. Das Ergebnis ist dem Auftragnehmer alsbald mitzuteilen.

§ 12 Abs. 4 Nr. 2 VOB/B

Der Kunde meldet sich nicht, verschiebt den Termin zum dritten Mal oder sagt nur „ich schaue mir das noch an". Für diesen Fall gibt Ihnen das BGB ein Werkzeug, das nicht von seiner Mitwirkung abhängt.

Ein Werk gilt auch dann als abgenommen, wenn der Unternehmer dem Besteller nach Fertigstellung eine angemessene Frist zur Abnahme gesetzt hat und der Besteller die Abnahme nicht innerhalb dieser Frist unter Angabe mindestens eines Mangels verweigert hat.

§ 640 Abs. 2 Satz 1 BGB

1. 01 Das Werk ist fertiggestellt. Eine Frist, die Sie mitten in der Arbeit setzen, löst die Wirkung nicht aus.
2. 02 Sie fordern den Kunden zur Abnahme auf und setzen eine angemessene Frist. Das Gesetz nennt keine Zahl; der Kunde muss die Leistung in Ruhe prüfen können.
3. 03 Beim Privatkunden weisen Sie ihn zusammen mit der Aufforderung in Textform auf die Folgen hin.
4. 04 Der Kunde lässt die Frist verstreichen, ohne mindestens einen Mangel zu nennen. Dann gilt das Werk mit Ablauf der Frist als abgenommen.

Ist der Besteller Verbraucher, tritt diese Wirkung nur ein, wenn der Unternehmer ihn zusammen mit der Aufforderung zur Abnahme auf die Folgen einer nicht erklärten oder ohne Angabe von Mängeln verweigerten Abnahme hingewiesen hat. Der Hinweis muss in Textform erfolgen.

§ 640 Abs. 2 Satz 2 BGB

Textform heißt: eine lesbare Erklärung auf einem dauerhaften Datenträger, in der Sie als Erklärender genannt sind (§ 126b BGB). Eine E-Mail oder ein Brief genügt, ein Anruf nicht. Der Hinweis kann etwa lauten: „Erklären Sie die Abnahme nicht bis zum [Datum] und verweigern Sie sie bis dahin auch nicht unter Angabe mindestens eines Mangels, gilt die Leistung als abgenommen. Das hat unter anderem zur Folge, dass die Vergütung fällig werden kann und die Frist für Ihre Mängelansprüche zu laufen beginnt." Das ist ein Formulierungsbeispiel, keine geprüfte Musterklausel.

Die Grenze dieses Werkzeugs ist eng. Nennt der Kunde innerhalb der Frist auch nur einen Mangel, tritt die Wirkung nicht ein. Ob der Mangel wesentlich ist oder überhaupt besteht, spielt dafür nach dem Wortlaut keine Rolle. Die Abnahmepflicht aus § 640 Abs. 1 BGB bleibt davon unberührt — geklärt werden muss dann aber, ob der genannte Mangel die Verweigerung trägt. Für diesen Fall gibt es beim Bauvertrag die Zustandsfeststellung, weiter unten.

Die VOB/B hat eigene Regeln, die anders funktionieren als § 640 Abs. 2 BGB. Die Fiktion greift dort nur, wenn keine der beiden Seiten eine Abnahme verlangt hat.

Verlangt der Auftragnehmer nach der Fertigstellung die Abnahme, muss der Auftraggeber sie binnen 12 Werktagen durchführen; eine andere Frist kann vereinbart werden. Auf Verlangen sind in sich abgeschlossene Teile der Leistung gesondert abzunehmen.

§ 12 Abs. 1 und 2 VOB/B

Wird keine Abnahme verlangt, gilt die Leistung mit Ablauf von 12 Werktagen nach schriftlicher Mitteilung über die Fertigstellung als abgenommen. Hat der Auftraggeber die Leistung oder einen Teil davon in Benutzung genommen, gilt die Abnahme nach Ablauf von 6 Werktagen nach Beginn der Benutzung als erfolgt, wenn nichts anderes vereinbart ist. Die Benutzung von Teilen einer baulichen Anlage zur Weiterführung der Arbeiten zählt nicht.

§ 12 Abs. 5 Nr. 1 und 2 VOB/B

Vorbehalte wegen bekannter Mängel oder wegen Vertragsstrafen muss der Auftraggeber spätestens zu diesen Zeitpunkten geltend machen.

§ 12 Abs. 5 Nr. 3 VOB/B

Die Inhaltskontrolle einzelner VOB/B-Bestimmungen entfällt nur bei Verträgen mit Unternehmern, juristischen Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtlichen Sondervermögen — und nur, wenn die VOB/B ohne inhaltliche Abweichungen insgesamt einbezogen ist.

§ 310 Abs. 1 Satz 3 BGB

Gegenüber einem Privatkunden oder bei einer abgeänderten VOB/B wird also jede einzelne Klausel daran gemessen, ob sie den Kunden unangemessen benachteiligt. Ob die Abnahmefiktion aus § 12 Abs. 5 VOB/B dem im Einzelfall standhält, sollten Sie nicht ohne Beratung voraussetzen. Beim Privatkunden ist der Weg über § 640 Abs. 2 BGB mit Hinweis in Textform der sicherere.

Die Abnahme bedeutet nicht, dass der Kunde auf seine Mängelrechte verzichtet. Sie bedeutet aber, dass er Mängel, die er kennt, in diesem Moment ansprechen muss. Sonst verliert er einen Teil seiner Rechte.

Nimmt der Besteller ein mangelhaftes Werk ab, obwohl er den Mangel kennt, stehen ihm die Rechte aus § 634 Nr. 1 bis 3 BGB nur zu, wenn er sie sich wegen des Mangels bei der Abnahme vorbehält.

§ 640 Abs. 3 BGB

§ 634 Nr. 1 bis 3 BGB umfasst die Nacherfüllung, die Selbstbeseitigung mit Ersatz der Aufwendungen sowie Rücktritt und Minderung. Den Schadensersatz nach § 634 Nr. 4 BGB nennt § 640 Abs. 3 BGB nicht. Ein Mangel, den der Kunde kannte und nicht vorbehalten hat, ist für Sie also nicht in jeder Hinsicht erledigt. Ein Protokoll, das ausdrücklich „keine Vorbehalte" festhält, ist trotzdem mehr wert als eines, auf dem dazu gar nichts steht.

Ist eine Vertragsstrafe vereinbart, etwa für die Überschreitung eines Fertigstellungstermins, kann der Kunde sie nach der Abnahme nur verlangen, wenn er sie sich bei der Abnahme vorbehalten hat.

§ 341 Abs. 3 BGB und § 11 Abs. 4 VOB/B

Auch Ihre eigenen Einwendungen gehören ins Protokoll; § 12 Abs. 4 Nr. 1 VOB/B nennt sie ausdrücklich. Bestreiten Sie einen Mangel, halten Sie das fest. Ebenso, wenn Sie meinen, die Ursache liege in einer Vorleistung eines anderen Gewerks oder in einer Anordnung des Auftraggebers. Was nicht im Protokoll steht, liest sich später leicht wie ein Zugeständnis.

Verweigert der Kunde die Abnahme und nennt Mängel, stehen beide Seiten vor demselben Problem. Bis geklärt ist, ob die Mängel bestehen, vergehen Wochen. In der Zwischenzeit wird die Wohnung bezogen, andere Gewerke arbeiten weiter, und später weiß niemand mehr, wer den Kratzer im Parkett verursacht hat. Für den Bauvertrag gibt es dafür ein eigenes Verfahren.

Verweigert der Besteller die Abnahme unter Angabe von Mängeln, muss er auf Verlangen des Unternehmers an einer gemeinsamen Feststellung des Zustands des Werks mitwirken. Die Feststellung ist mit Datum zu versehen und von beiden Seiten zu unterschreiben.

§ 650g Abs. 1 BGB

Bleibt der Besteller einem vereinbarten oder vom Unternehmer innerhalb einer angemessenen Frist bestimmten Termin fern, darf der Unternehmer die Feststellung allein vornehmen — außer der Besteller war unverschuldet verhindert und hat das unverzüglich mitgeteilt. Die einseitige Feststellung wird mit Datum und Unterschrift versehen, der Besteller erhält eine Abschrift.

§ 650g Abs. 2 BGB

Ist das Werk dem Besteller verschafft worden und ist ein offenkundiger Mangel in der Zustandsfeststellung nicht angegeben, wird vermutet, dass er danach entstanden und vom Besteller zu vertreten ist. Das gilt nicht, wenn der Mangel seiner Art nach nicht vom Besteller verursacht worden sein kann.

§ 650g Abs. 3 BGB

Die Zustandsfeststellung ersetzt die Abnahme nicht. Die Vergütung wird dadurch nicht fällig, und die Gewährleistung beginnt nicht. Sie sichert aber den Beweis: Ein offenkundiger Mangel, der am Feststellungstag nicht festgehalten wurde, geht nach dem Einzug nicht mehr ohne Weiteres zu Ihren Lasten.

Ein Bauvertrag im Sinne dieser Vorschrift ist ein Vertrag über die Herstellung, die Wiederherstellung, die Beseitigung oder den Umbau eines Bauwerks, einer Außenanlage oder eines Teils davon (§ 650a Abs. 1 BGB). Instandhaltungsarbeiten fallen nur darunter, wenn sie für Konstruktion, Bestand oder bestimmungsgemäßen Gebrauch von wesentlicher Bedeutung sind (§ 650a Abs. 2 BGB). Beim Tausch einer Steckdose greift § 650g BGB also nicht.

1. 01 Lassen Sie sich die Mängel nennen, am besten schriftlich.
2. 02 Verlangen Sie die gemeinsame Zustandsfeststellung und schlagen Sie einen Termin mit angemessener Frist vor.
3. 03 Halten Sie beim Termin den Zustand Raum für Raum fest, mit nummerierten Fotos und Datum.
4. 04 Lassen Sie beide Seiten unterschreiben. Erscheint der Kunde nicht, stellen Sie allein fest, unterschreiben und schicken ihm nachweisbar eine Abschrift.
5. 05 Beseitigen Sie berechtigte Mängel und fordern Sie danach erneut zur Abnahme auf.

Ein Abnahmeprotokoll ist kein Formular, das das Gesetz vorschreibt. Es ist der Beleg für einen Tag, von dem aus später gerechnet wird. Deshalb zählt nicht, wie es aussieht, sondern ob es in drei Jahren noch ohne Erklärung verständlich ist.

• Auftraggeber und Auftragnehmer mit Anschrift, dazu das Bauvorhaben so genau, dass es eindeutig ist.
• Der Vertrag oder Auftrag, auf den sich die Abnahme bezieht, und ob die VOB/B vereinbart ist.
• Der Umfang: gesamte Leistung oder ein genau bezeichneter, in sich abgeschlossener Teil.
• Datum und Uhrzeit des Termins, die anwesenden Personen mit Funktion — und ob jemand mit Vollmacht für den Auftraggeber handelt.
• Die Erklärung selbst: abgenommen, abgenommen unter Vorbehalt oder verweigert.
• Festgestellte Mängel, jeder einzeln: Ort, Beschreibung, Foto-Nummer, vereinbarte Frist zur Beseitigung.
• Vorbehalte des Auftraggebers wegen bekannter Mängel und wegen einer Vertragsstrafe — oder der Vermerk, dass keine erklärt wurden.
• Ihre Einwendungen, etwa wenn Sie einen Mangel bestreiten oder die Ursache in einer Vorleistung sehen.
• Restarbeiten, die vereinbarungsgemäß noch ausstehen, getrennt von den Mängeln.
• Übergebene Unterlagen: Bedienungsanleitungen, Prüf- und Messprotokolle, Wartungshinweise, Schlüssel.
• Unterschriften beider Seiten; bei Weigerung ein Vermerk mit Datum und Namen.

Die Trennung von Mängeln und Restarbeiten ist mehr als Ordnung. Ein Heizkörper, der vereinbarungsgemäß nachgeliefert wird, ist kein Mangel der abgenommenen Leistung, sondern ein offener Teil des Auftrags. Wer beides in einer Liste führt, lädt zur Diskussion ein, ob die Leistung überhaupt fertig war.

Beschreiben Sie Mängel so, dass ein Dritter sie ohne Sie wiederfindet. „Fuge Bad unsauber" hilft niemandem. „Bad Obergeschoss, Silikonfuge zwischen Wanne und Wand auf etwa 40 cm ausgebrochen, Foto 7" schon. Die Genauigkeit schützt beide Seiten: Der Kunde bekommt beseitigt, was er beanstandet hat, und später lässt sich nachvollziehen, welcher Mangel am Abnahmetag bereits bestand.

Mit der Abnahme beginnt die Verjährung der Mängelansprüche. Wie lange sie dauert, hängt davon ab, woran Sie gearbeitet haben und ob die VOB/B vereinbart ist.

Ob eine Arbeit im Bestand als „Bauwerk" zählt, ist eine der häufigsten Streitfragen. Neubau und Anbau sind eindeutig. Bei Arbeiten an einem bestehenden Gebäude kommt es darauf an, wie stark sie in die Substanz eingreifen und welche Bedeutung sie für das Gebäude haben — das entscheiden Gerichte im Einzelfall. Wer im Zweifel mit der längeren Frist rechnet, liegt auf der vorsichtigen Seite.

Verlangt der Auftraggeber die Beseitigung eines Mangels vor Ablauf der Frist schriftlich, verjährt dieser Anspruch in 2 Jahren ab Zugang des Verlangens, jedoch nicht vor Ablauf der Regelfrist. Nach Abnahme der Mängelbeseitigung beginnt für diese Leistung eine neue Frist von 2 Jahren, die ebenfalls nicht vor der Regelfrist endet.

§ 13 Abs. 5 Nr. 1 VOB/B

Im VOB-Vertrag kann also schon eine schriftliche Mängelrüge kurz vor Fristende die Gewährleistung für diesen Mangel verlängern. Im BGB-Vertrag gibt es diese Regel nicht; dort hemmen etwa Verhandlungen über den Anspruch die Verjährung, solange sie laufen (§ 203 BGB).

Hat der Unternehmer einen Mangel arglistig verschwiegen, gilt statt dieser Fristen die regelmäßige Verjährungsfrist, bei Bauwerken endet die Verjährung aber nicht vor Ablauf der fünf Jahre (§ 634a Abs. 3 BGB).

1. 01 Melden Sie die Fertigstellung schriftlich. Im VOB-Vertrag setzt diese Mitteilung die Frist aus § 12 Abs. 5 Nr. 1 VOB/B in Gang, im BGB-Vertrag verbinden Sie sie mit der Aufforderung zur Abnahme und einer Frist.
2. 02 Schlagen Sie einen Termin vor, zu dem der Kunde oder sein Bevollmächtigter wirklich vor Ort sein kann. Beim Privatkunden gehört der Hinweis nach § 640 Abs. 2 Satz 2 BGB in dasselbe Schreiben.
3. 03 Gehen Sie die Leistung vorher selbst durch. Was Sie am Vortag finden und beseitigen, steht am Termin nicht im Protokoll.
4. 04 Bringen Sie mit, was zur Übergabe gehört: Aufmaß, unterschriebene Regieberichte, Prüf- und Messprotokolle, Bedienungsanleitungen, Wartungshinweise.
5. 05 Führen Sie das Protokoll während der Begehung, nicht danach aus dem Gedächtnis. Zu jedem Mangel ein Foto, nummeriert.
6. 06 Lassen Sie unterschreiben, geben Sie eine Abschrift mit und tragen Sie das Abnahmedatum in die Auftragsakte ein.
7. 07 Schreiben Sie die Schlussrechnung zeitnah und prüffähig. Beim Bauvertrag hängt die Fälligkeit neben der Abnahme an ihr (§ 650g Abs. 4 BGB); was darauf gehört, steht im Ratgeber zur Handwerkerrechnung.

Ob das Protokoll auf Papier, als ausfüllbares PDF am Tablet oder in einer Software entsteht, ist rechtlich gleichgültig. Es kommt darauf an, dass es am Termin vollständig entsteht, die Fotos eindeutig den Mängeln zugeordnet sind und der Kunde sein Exemplar sofort bekommt.