Der Regiebericht,
den keiner bestreitet

Regiearbeit heißt Arbeit nach Aufwand. Abgerechnet werden die tatsächlich geleisteten Stunden und das tatsächlich verbrauchte Material, nicht ein vorher festgelegter Preis für ein Ergebnis. In der VOB heißt das Stundenlohnarbeit, im Betrieb sagt niemand so.

Weil das Risiko beim Auftraggeber liegt, ist Regie die Abrechnungsart, bei der er am genauesten hinsieht. Das ist der ganze Grund, warum es diesen Text gibt: Ein Pauschalpreis wird bezahlt, weil er im Vertrag steht. Regie wird bezahlt, weil sie belegt ist.

Wenn Sie einen VOB-Vertrag haben, entscheidet ein einziger Satz darüber, ob Ihre Regiestunden überhaupt Geld wert sind. Er steht in § 2 Absatz 10 VOB/B und ist zwei Zeilen lang.

Stundenlohnarbeiten werden nur vergütet, wenn sie als solche vor ihrem Beginn ausdrücklich vereinbart worden sind.

§ 2 Abs. 10 VOB/B

Das heißt im Klartext: Der Monteur, der die zwei zusätzlichen Steckdosen setzt, weil der Kunde ihn darum bittet, arbeitet ohne Vereinbarung — und der beste Regiebericht der Welt macht daraus nachträglich keinen Vergütungsanspruch. Die Vereinbarung muss vor Beginn stehen, und sie muss die Arbeit ausdrücklich als Stundenlohnarbeit bezeichnen.

Dazu kommt eine zweite Pflicht, die oft mit der ersten verwechselt wird: Sie müssen dem Auftraggeber den Beginn der Stundenlohnarbeiten anzeigen (§ 15 Abs. 3 Satz 1 VOB/B). Anzeige und Vereinbarung sind zwei verschiedene Dinge. Die Anzeige allein ersetzt die Vereinbarung nicht.

Die VOB nennt den Inhalt nur grob: die geleisteten Arbeitsstunden und den besonders zu vergütenden Aufwand für Stoffe, Geräte, Frachten und Sonderkosten (§ 15 Abs. 3 Satz 2 VOB/B). In der Praxis entscheidet die Genauigkeit darüber, ob der Bericht standhält.

• Datum, Baustelle und Auftrag — eindeutig, nicht „Baustelle Müller“.
• Name jedes eingesetzten Mitarbeiters, einzeln, mit Beginn und Ende. Nicht „3 Mann, 8 Stunden“.
• Qualifikation, wo sie den Satz ändert: Meister, Geselle, Helfer, Azubi.
• Was gemacht wurde, in einem Satz je Position — und zwar so, dass es jemand versteht, der nicht dabei war.
• Material mit Menge und Einheit. Verbaut, nicht bestellt.
• Geräte und Maschinen mit Vorhaltezeit, wenn sie gesondert vergütet werden.
• Fahrt- und Ladezeiten, wenn sie vereinbart sind.
• Wetter und Behinderungen, wo sie den Aufwand erklären.
• Unterschrift des Auftraggebers oder seines Bevollmächtigten, mit Datum.

Der häufigste Fehler ist die Sammelzeile. „Trockenbau, 3 Mann, 24 Stunden“ ist keine Aufstellung, sondern eine Behauptung. Wer später kürzen will, kürzt genau dort, weil sich nichts davon einzeln überprüfen lässt.

Fotos sind kein Pflichtbestandteil, aber sie sind das einzige Beweismittel, das Monate später noch für sich spricht. Ein Bild vom Zustand vor der Regiearbeit und eines danach beendet die meisten Diskussionen, bevor sie anfangen.

Der Teil der VOB/B, den die wenigsten Betriebe nutzen, ist derjenige, der ihnen hilft. Reichen Sie Ihre Stundenlohnzettel laufend ein, läuft beim Auftraggeber eine Frist — und Schweigen geht zu seinen Lasten, nicht zu Ihren.

Die Stundenlohnzettel sind je nach Verkehrssitte werktäglich oder wöchentlich einzureichen. Der Auftraggeber hat die von ihm bescheinigten Zettel unverzüglich, spätestens innerhalb von 6 Werktagen nach Zugang, zurückzugeben. Nicht fristgerecht zurückgegebene Stundenlohnzettel gelten als anerkannt.

§ 15 Abs. 3 VOB/B

Wer seine Zettel dagegen gesammelt am Monatsende einreicht, verschenkt diese Wirkung. Der Auftraggeber bekommt dann einen Stapel, den er in Ruhe bestreiten kann, und Sie müssen jede einzelne Stunde belegen, an die sich niemand mehr erinnert.

Für die Rechnung selbst setzt § 15 Abs. 4 VOB/B eine zweite Frist: Stundenlohnrechnungen sind alsbald nach Abschluss der Arbeiten einzureichen, längstens in Abständen von vier Wochen.

Und die Kehrseite, damit hier nichts schöner klingt als es ist: Fehlen die Stundenlohnzettel, kann der Auftraggeber verlangen, dass nur der wirtschaftlich vertretbare Aufwand vergütet wird (§ 15 Abs. 5 VOB/B). Er zahlt dann nicht, was gearbeitet wurde, sondern was nach Ansicht eines Dritten nötig gewesen wäre.

Die VOB/B ist kein Gesetz. Sie gilt nur, wenn sie vereinbart wurde. Bei einem Privatkunden ist das der Ausnahmefall — dort gilt in aller Regel das Werkvertragsrecht des BGB (§§ 631 ff. BGB), und das kennt weder die Sechs-Werktage-Regel noch die Anerkennungsfiktion.

Das ändert nichts daran, dass Sie Ihren Aufwand belegen müssen — es ändert nur, wer sich worauf berufen kann. Ohne VOB tragen Sie im Streit die volle Darlegungs- und Beweislast dafür, dass die Stunden angefallen und der Aufwand nötig war. Ein unterschriebener Regiebericht ist dann nicht bloß nützlich, sondern praktisch Ihr einziger Beleg.

Prüfen Sie deshalb zuerst, was in Ihrem Vertrag steht, bevor Sie sich auf eine Frist verlassen. Bei öffentlichen Auftraggebern und im gewerblichen Bau ist die VOB/B der Normalfall, beim Badumbau der Familie Schmidt nicht.

Die drei Begriffe werden im Alltag durcheinander benutzt, meinen aber verschiedene Dinge — und die Verwechslung ist teuer, weil ein Stundenzettel gegenüber dem Auftraggeber nichts beweist.

Rapportzettel und Regiebericht sind also dasselbe Dokument unter zwei Namen. Der Stundenzettel ist ein anderes: Er begründet keinen Vergütungsanspruch gegen den Auftraggeber, weil der ihn nie zu Gesicht bekommt und nichts darauf unterschreibt.

Nicht jede Mehrarbeit ist Regiearbeit. Ändert der Auftraggeber den Bauentwurf oder ordnet er etwas an, das die Preisgrundlage verschiebt, ist ein neuer Preis zu vereinbaren (§ 2 Abs. 5 VOB/B). Verlangt er eine Leistung, die im Vertrag gar nicht vorgesehen war, haben Sie Anspruch auf besondere Vergütung — aber nur, wenn Sie den Anspruch ankündigen, bevor Sie anfangen (§ 2 Abs. 6 VOB/B).

Das Muster ist bei allen dreien dasselbe, und deshalb lohnt es sich, es sich zu merken: Die Ankündigung kommt vor der Ausführung. Regie, Nachtrag und geänderte Leistung unterscheiden sich in der Rechtsfolge, nicht in dieser Reihenfolge.

Der Bericht muss nicht digital sein. Er muss vollständig sein, beim Auftraggeber ankommen und unterschrieben zurückkommen. Ein sauber ausgefüllter Durchschreibeblock erfüllt das.

Was in der Praxis schiefgeht, ist selten das Papier selbst, sondern der Weg danach: Der Block liegt im Auto, der Bericht wird abends nicht abgetippt, die Frist läuft, und am Monatsende fehlen drei Tage. Wer bei Papier bleibt, braucht deshalb eine feste Regel, wann der Bericht ins Büro kommt — nicht ein besseres Formular.

Eine digitale Erfassung verschiebt genau diesen Punkt: Der Bericht entsteht auf der Baustelle, die Unterschrift wird dort geleistet, und im Büro liegt er, bevor jemand danach fragen muss. Das ist der ganze Vorteil — nicht schöneres Papier, sondern ein kürzerer Weg.