Die E-Rechnung,
ohne Rätselraten

Seit dem 1. Januar 2025 zählt nicht mehr der Versandweg, sondern ob ein Programm die Rechnung ohne Abtippen lesen kann.

Eine elektronische Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen und ermöglicht eine elektronische Verarbeitung. Jede andere Rechnung — auf Papier oder in einem anderen elektronischen Format — ist eine „sonstige Rechnung“.

§ 14 Abs. 1 Satz 3 und 4 UStG

Ein PDF, das Sie aus dem Schreibprogramm exportieren, ist damit eine sonstige Rechnung. Dasselbe gilt für eingescannte Rechnungen, Fotos und Rechnungsangaben im Text einer E-Mail. Sie sehen für den Menschen aus wie eine Rechnung, enthalten aber keinen Datensatz, den eine Buchhaltung automatisch übernehmen kann.

Das strukturierte Format muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Alternativ können Aussteller und Empfänger ein anderes Format vereinbaren, wenn sich die umsatzsteuerlichen Angaben daraus richtig und vollständig in ein Format nach dieser Norm überführen lassen.

§ 14 Abs. 1 Satz 6 UStG

Alle Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen; ein Verweis auf eine angehängte PDF-Datei reicht dafür nicht (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 35).

In Deutschland haben sich zwei Formate durchgesetzt, die beide auf der Norm EN 16931 beruhen. Die XRechnung ist eine reine XML-Datei. Sie ist für Programme gedacht und wird für Menschen erst mit einem Anzeigeprogramm lesbar. ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein normales PDF, in das der XML-Datensatz eingebettet ist. Der Kunde sieht eine vertraute Rechnung, seine Buchhaltung liest die Daten.

Das hybride Format ZUGFeRD ab der Version 2.0.1 beruht auf der Normenreihe EN 16931 und ist zulässig — ausgenommen die Profile MINIMUM und BASIC-WL.

Abschnitt 14.1 Abs. 14 UStAE (BMF-Schreiben vom 15.10.2025)

Bei hybriden Rechnungen gilt eine Regel, die viele Betriebe überrascht: Maßgeblich ist der Datensatz, nicht das PDF. Weichen beide voneinander ab, gehen die strukturierten Daten vor (BMF-Schreiben vom 15.10.2025). Wer im PDF von Hand einen Betrag korrigiert, ohne den Datensatz anzupassen, hat also eine andere Rechnung verschickt, als er glaubt.

Zwei Fehlerarten unterscheidet das BMF. Entspricht die Datei technisch nicht der zulässigen Syntax (Formatfehler), ist sie keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Fehlen Angaben oder passen sie nicht zusammen (Geschäftsregelfehler), kommt es auf das Feld an: Fehlt eine umsatzsteuerliche Pflichtangabe, ist die Rechnung nicht ordnungsgemäß, bei anderen Feldern ist das umsatzsteuerlich unbeachtlich (Rn. 6a, 6b und 35a). Beides zeigt ein Prüfprogramm; den Prüfbericht aufzubewahren, bietet sich an.

Die Pflicht hat zwei Seiten, und sie beginnen zu unterschiedlichen Zeitpunkten. Empfangen können muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen seit dem 1. Januar 2025 — auch Kleinunternehmer. Dafür genügt ein E-Mail-Postfach; ein eigenes Postfach nur für E-Rechnungen verlangt die Finanzverwaltung nicht (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE).

Wer eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen erbringt, muss innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung ausstellen. Sind beide im Inland ansässig, ist sie als elektronische Rechnung auszustellen.

§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG

Für das Ausstellen gelten Übergangsregeln. Sie hängen am Zeitpunkt der Leistung, am Übermittlungsdatum und 2027 am Vorjahresumsatz.

Abweichend von der E-Rechnungspflicht darf eine Rechnung für Umsätze aus 2025 und 2026 bis zum 31. Dezember 2026 auf Papier oder mit Zustimmung des Empfängers in einem anderen elektronischen Format übermittelt werden. Für Umsätze aus 2027 gilt das bis zum 31. Dezember 2027 nur noch, wenn der Gesamtumsatz des Ausstellers im vorangegangenen Kalenderjahr nicht mehr als 800.000 Euro betragen hat, oder wenn die Rechnung per EDI-Verfahren übermittelt wird.

§ 27 Abs. 38 UStG

Eine E-Rechnung an Geschäftskunden dürfen Sie schon heute jederzeit schicken, auch ohne deren Zustimmung. Wird ein Auftrag kurz vor einem Jahreswechsel fertig und erst im neuen Jahr abgerechnet, kommt es auf beide Daten der Tabelle an — klären Sie solche Grenzfälle mit dem Steuerberater.

Die Pflicht hängt nicht an der Größe des Kunden, sondern daran, ob er als Unternehmer für seinen Betrieb bestellt und ob beide Seiten im Inland sitzen. Für einen Handwerksbetrieb heißt das in den typischen Fällen:

Den Vermieter übersehen viele Betriebe. Die Regeln gelten auch, wenn der Empfänger nur steuerfreie Umsätze ausführt; das BMF nennt ausdrücklich den Vermieter einer Wohnung (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 17). Für die Reparatur in der vermieteten Wohnung gibt es also eine E-Rechnung, für die in der selbst bewohnten nicht.

Nicht immer ist erkennbar, für wen ein Kunde bestellt. Die Finanzverwaltung beanstandet eine fehlende E-Rechnung nicht, wenn Sie mit der Sorgfalt eines ordentlichen Kaufmanns nicht erkennen konnten, dass die Leistung für ein Unternehmen war; eine angegebene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer ist ein Hinweis darauf (Abschnitt 14.1 Abs. 6 UStAE).

Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt, sowie Rechnungen von Kleinunternehmern können immer als sonstige Rechnung übermittelt werden, also auch auf Papier oder als PDF. Für Fahrausweise gilt dasselbe (§ 34 UStDV).

§ 33 und § 34a UStDV

Die Ausnahmen gelten nur für das Ausstellen: Empfangen können muss auch ein Kleinunternehmer E-Rechnungen.

Wer für Bund, Länder oder Kommunen arbeitet, hat mit der E-Rechnung oft schon länger zu tun. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber gilt nicht das Umsatzsteuergesetz, sondern eigenes Recht. Beim Bund ist das die E-Rechnungsverordnung; ihre Pflicht für Rechnungssteller gilt seit dem 27. November 2020 (§ 11 ERechV).

Rechnungssteller müssen Rechnungen an Auftraggeber des Bundes elektronisch ausstellen und übermitteln. Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen aus Direktaufträgen bis 1.000 Euro.

§ 3 ERechV

Die Rechnung muss zusätzlich eine Leitweg-Identifikationsnummer, die Bankverbindung, die Zahlungsbedingungen und eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers enthalten, außerdem Lieferanten- und Bestellnummer, wenn sie bei der Beauftragung mitgeteilt wurden.

§ 5 ERechV

Übermittelt wird über ein Verwaltungsportal des Bundes mit Nutzerkonto, als Format ist grundsätzlich die XRechnung vorgesehen (§ 4 ERechV). Die Leitweg-ID ist die Adresse der Behörde darin.

Für Länder und Gemeinden gilt das jeweilige Landesrecht, und Umfang, Portal und Grenzen unterscheiden sich. Was verlangt ist, steht meist in den Vergabeunterlagen oder der Bestellung.

Bei längeren Aufträgen laufen Abschläge oft über einen Stichtag hinweg. Das BMF hat dafür eine klare Linie: Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen, die vor dem Stichtag für die verpflichtende E-Rechnung erteilt werden, müssen keine E-Rechnung sein — auch wenn Leistung und Zahlung erst danach folgen (BMF-FAQ zur E-Rechnung, Frage 7b).

Für die Schlussrechnung gelten die allgemeinen Regeln. Ist sie als E-Rechnung auszustellen, dürfen die bereits erhaltenen Abschläge in einem unstrukturierten Anhang abgesetzt werden, wenn im strukturierten Teil ausdrücklich auf diesen Anhang hingewiesen wird (ebenda).

Die Berichtigung einer E-Rechnung muss ebenfalls als E-Rechnung erfolgen. Fehlende oder falsche Angaben auf anderem Weg nachzureichen, reicht nicht.

Abschnitt 14.11 UStAE (BMF-Schreiben vom 15.10.2025)

Nicht jede Änderung verlangt eine neue Rechnung. Ein Skonto oder ein Nachlass wegen einer Mängelrüge ändert nur die Bemessungsgrundlage; eine Rechnungsberichtigung ist dann nicht nötig. Ändert sich dagegen der Leistungsumfang — das BMF nennt ausdrücklich relevante Aufmaßänderungen —, ist die Rechnung zumindest in der Leistungsbeschreibung zu berichtigen (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 51a und 51b).

Dieselben Regeln gelten für Gutschriften und für Bauleistungen, bei denen der Leistungsempfänger nach § 13b UStG die Steuer schuldet (Rn. 17).

Solange eine Übergangsregel greift, ist eine Papier- oder PDF-Rechnung für den Vorsteuerabzug Ihres Kunden ordnungsgemäß. Danach nicht mehr.

Besteht die Pflicht zur E-Rechnung, erfüllt nur eine solche die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung. Eine stattdessen ausgestellte sonstige Rechnung berechtigt dem Grunde nach nicht zum Vorsteuerabzug.

Abschnitt 15.2a Abs. 1 UStAE (BMF-Schreiben vom 15.10.2025)

Die Finanzverwaltung lässt den Vorsteuerabzug in solchen Fällen nur über einen gesonderten Nachweis zu, den sie bei einer inhaltlich richtigen und vollständigen Rechnung regelmäßig als erbracht ansieht (Abschnitt 15.2a Abs. 1a UStAE). Darauf verlassen wird sich kaum ein Geschäftskunde. Er kann eine ordnungsgemäße E-Rechnung verlangen, und die Berichtigung erfolgt dann durch eine E-Rechnung, die sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht.

Umgekehrt gilt: Kann Ihr Kunde eine E-Rechnung nicht empfangen oder lehnt er sie ab, hat er keinen Anspruch auf eine Papierrechnung. Ihre umsatzsteuerlichen Pflichten gelten als erfüllt, wenn Sie eine E-Rechnung ausgestellt und sich nachweislich um die Übermittlung bemüht haben, zum Beispiel belegt durch ein Sendeprotokoll (Abschnitt 14.1 Abs. 5 UStAE).

Ein Doppel jeder ausgestellten und jede erhaltene Rechnung ist acht Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

§ 14b Abs. 1 UStG

Auch nach der Abgabenordnung gelten für Buchungsbelege acht Jahre; Bücher und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn (§ 147 Abs. 3 AO).

Bei der E-Rechnung ist mindestens der strukturierte Teil aufzubewahren, und zwar unversehrt in seiner ursprünglichen Form (BMF-Schreiben vom 15.10.2025, Rn. 60). Ein Ausdruck oder ein Bild der Rechnung ersetzt die XML-Datei nicht; bei ZUGFeRD heben Sie die ganze PDF-Datei mit dem eingebetteten Datensatz auf.

Umsatzsteuerlich ist es kein Verstoß, E-Rechnungen außerhalb eines GoBD-konformen Systems zu speichern. Die übrigen Anforderungen der Abgabenordnung an Ordnung und Unveränderbarkeit bleiben davon unberührt — dazu mehr im Ratgeber zu den GoBD.

1. 01 Eine feste E-Mail-Adresse für eingehende Rechnungen festlegen und Lieferanten und Großhandel mitteilen.
2. 02 Klären, womit Sie eingehende XRechnungen lesen — die Prüfung auf Richtigkeit bleibt Ihre Aufgabe.
3. 03 Mit dem Steuerberater klären, wie E-Rechnungen zu ihm kommen und wo die Originaldatei acht Jahre liegt.
4. 04 Den Gesamtumsatz des Vorjahres ansehen: über 800.000 Euro endet die PDF-Rechnung an Geschäftskunden für Leistungen ab 2027, sonst ab 2028.
5. 05 In den Kundendaten festhalten, wer Unternehmer ist, wer vermietet und wer privat bestellt.
6. 06 Prüfen, ob Ihr Rechnungsprogramm XRechnung oder ZUGFeRD in einem zulässigen Profil erzeugt.
7. 07 Bei öffentlichen Auftraggebern Leitweg-ID und Übermittlungsweg aus der Bestellung übernehmen.

In einer Textverarbeitung lässt sich eine E-Rechnung nicht schreiben, weil der Datensatz fehlt. Das ist der eigentliche Umbruch: Die Rechnung muss aus einem Programm kommen, das die Angaben strukturiert führt. Wer heute mit Vorlagen in der Textverarbeitung arbeitet, sollte die Übergangszeit nutzen, statt sie abzuwarten.