Die Rechnung,
die bezahlt wird

Welche Angaben eine Rechnung enthalten muss, regelt das Umsatzsteuergesetz. Fehlt eine, darf ein gewerblicher Kunde die Vorsteuer nicht ziehen und schiebt die Zahlung.

Die Rechnung muss zehn Angaben enthalten, soweit sie auf den Fall zutreffen — von Name und Anschrift beider Seiten über die Rechnungsnummer bis zum Steuerbetrag. Die zehnte Angabe, das Wort „Gutschrift", betrifft nur Rechnungen, die der Kunde selbst ausstellt.

§ 14 Abs. 4 Satz 1 UStG

Die Beispiele sind erfunden. Die Rechnungsnummer muss fortlaufend und einmalig sein, lückenlos muss sie nicht sein — mehrere Nummernkreise sind nach Abschnitt 14.5 Abs. 10 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses zulässig. Als Leistungszeitpunkt genügt der Kalendermonat, in dem Sie gearbeitet haben (§ 31 Abs. 4 UStDV).

Übersteigt der Gesamtbetrag einer Rechnung 250 Euro nicht, genügen Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, das Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie das Entgelt mit dem Steuerbetrag in einer Summe und dem Steuersatz.

§ 33 UStDV

Kundenanschrift, Rechnungsnummer und Steuernummer dürfen dann fehlen. Maßgeblich ist der Bruttobetrag.

Kleinunternehmer ist, wessen Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 Euro nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 Euro nicht überschreitet. Seine Rechnung nennt das Entgelt in einer Summe und trägt einen Hinweis darauf, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt.

§ 19 Abs. 1 UStG, § 34a UStDV

Ein Kleinunternehmer darf keine Umsatzsteuer ausweisen. Tut er es trotzdem, etwa weil die Rechnungsvorlage noch aus einer anderen Zeit stammt, schuldet er den ausgewiesenen Betrag dem Finanzamt, obwohl er ihn gar nicht hätte berechnen dürfen (§ 14c Abs. 2 UStG). Ein Satz wie „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet" gehört deshalb auf jede Rechnung, nicht nur auf die erste.

Gegenüber Privatkunden besteht im Umsatzsteuerrecht grundsätzlich keine Rechnungspflicht. Die Ausnahme betrifft aber genau das, was die meisten Betriebe tun: Arbeiten an einem Gebäude oder Grundstück.

Wer eine steuerpflichtige Werklieferung oder sonstige Leistung im Zusammenhang mit einem Grundstück ausführt, muss auch einem Privatkunden innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung ausstellen.

§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 3 UStG

Dieselbe Sechs-Monats-Frist gilt für jede Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Das Badezimmer für die Familie Schmidt und die Steckdosen im Büro des Steuerberaters werden also gleich behandelt.

Bei Arbeiten am Grundstück für einen Privatkunden muss die Rechnung einen Hinweis enthalten, dass der Kunde sie aufbewahren muss. Der Kunde hat die Rechnung, einen Zahlungsbeleg oder eine andere beweiskräftige Unterlage zwei Jahre aufzubewahren.

§ 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 9, § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG

Eine bestimmte Formulierung schreibt das Gesetz nicht vor. Üblich ist: „Sie sind gesetzlich verpflichtet, diese Rechnung zwei Jahre aufzubewahren." Fehlt der Hinweis, ist die Rechnung unvollständig und wird berichtigt.

Arbeiten Sie als Nachunternehmer für einen anderen Baubetrieb, schuldet nicht Sie die Umsatzsteuer, sondern Ihr Auftraggeber.

Bei Bauleistungen — Arbeiten, die der Herstellung, Instandsetzung, Instandhaltung, Änderung oder Beseitigung von Bauwerken dienen — schuldet der Leistungsempfänger die Steuer, wenn er selbst nachhaltig solche Leistungen erbringt. Davon ist auszugehen, wenn ihm das Finanzamt das mit einer gültigen, auf höchstens drei Jahre befristeten Bescheinigung bestätigt hat.

§ 13b Abs. 2 Nr. 4, Abs. 5 Satz 2 UStG

Nachhaltig heißt nach Abschnitt 13b.3 des Umsatzsteuer-Anwendungserlasses: Der Auftraggeber erbringt mindestens zehn Prozent seines Weltumsatzes als Bauleistungen. Weil Sie das von außen nicht prüfen können, lassen Sie sich die Bescheinigung des Finanzamts (Vordruck USt 1 TG) vorlegen und legen eine Kopie zum Auftrag. Für Privatkunden und für Unternehmer ohne eigene Bauleistungen gilt die Umkehr nicht.

Die Rechnung muss die Angabe „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" tragen. Ein Steuerbetrag wird nicht ausgewiesen, die Rechnung nennt nur das Nettoentgelt.

§ 14a Abs. 5 UStG

Für Handwerkerleistungen für Renovierungs-, Erhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen ermäßigt sich die Einkommensteuer um 20 Prozent der Aufwendungen, höchstens um 1.200 Euro im Jahr. Das gilt nicht für öffentlich geförderte Maßnahmen, für die zinsverbilligte Darlehen oder steuerfreie Zuschüsse in Anspruch genommen werden.

§ 35a Abs. 3 EStG

Die Ermäßigung gilt nur für Arbeitskosten. Voraussetzung ist, dass der Kunde eine Rechnung erhalten hat und die Zahlung auf das Konto des Handwerksbetriebs erfolgt ist.

§ 35a Abs. 5 Satz 2 und 3 EStG

Was als Arbeitskosten zählt, hat das Bundesfinanzministerium in seinem Anwendungsschreiben vom 9. November 2016 festgelegt. Danach gehören die in Rechnung gestellten Maschinen- und Fahrtkosten dazu, Material und gelieferte Waren nicht — mit Ausnahme von Verbrauchsmitteln (Rdnr. 39).

Der Anteil der Arbeitskosten muss sich aus der Rechnung ermitteln lassen. Sie können ihn als eigene Positionen ausweisen oder den Rechnungsbetrag prozentual in Arbeits- und Materialkosten aufteilen; schätzen darf der Kunde ihn nicht selbst. Die Umsatzsteuer auf die Arbeitskosten müssen Sie nicht gesondert ausweisen (Rdnr. 40). Barzahlung schließt die Ermäßigung aus, auch wenn Sie eine Quittung ausstellen (Rdnr. 50).

Ein Beispiel: Für eine Badrenovierung stellen Sie 6.000 Euro in Rechnung, davon 2.500 Euro Arbeits- und Fahrtkosten einschließlich Umsatzsteuer. Überweist der Kunde, kann er 20 Prozent von 2.500 Euro geltend machen, also 500 Euro. Stünde nur „Badrenovierung pauschal 6.000 Euro" auf der Rechnung, bekäme er nichts.

Diese Regel ist gerade in Bewegung. Die Bundesregierung hat am 2. September 2026 den Entwurf eines Einkommensteuerreformgesetzes 2027 beschlossen, der den Satz auf 15 Prozent und den Höchstbetrag auf 900 Euro senken soll. Bundestag und Bundesrat haben darüber noch nicht entschieden. Am Ausweis der Arbeitskosten auf Ihrer Rechnung ändert der Entwurf nichts.

Sie können vom Auftraggeber eine Abschlagszahlung in Höhe des Wertes der erbrachten und nach dem Vertrag geschuldeten Leistungen verlangen.

§ 632a Abs. 1 BGB

Im VOB-Vertrag werden Abschlagszahlungen binnen 21 Tagen nach Zugang der Aufstellung fällig.

§ 16 Abs. 1 Nr. 3 VOB/B

Umsatzsteuerlich ist jede Abschlagsrechnung eine vollständige Rechnung mit allen Pflichtangaben. In der Schlussrechnung ziehen Sie die bereits abgerechneten Teilbeträge und die darauf entfallende Umsatzsteuer wieder ab (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG). Wer nur den Restbetrag in Rechnung stellt, ohne die Abschläge aufzuführen, weist die Steuer für den Gesamtauftrag falsch aus.

Beim Bauvertrag ist die Vergütung zu zahlen, wenn der Auftraggeber das Werk abgenommen hat und eine prüffähige Schlussrechnung vorliegt. Prüffähig ist sie, wenn sie die erbrachten Leistungen übersichtlich aufstellt und für den Auftraggeber nachvollziehbar ist. Sie gilt als prüffähig, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang begründete Einwendungen gegen die Prüffähigkeit erhebt.

§ 650g Abs. 4 BGB

Im VOB-Vertrag wird die Schlusszahlung spätestens 30 Tage nach Zugang der Schlussrechnung fällig; auf höchstens 60 Tage verlängert sich die Frist nur, wenn das sachlich gerechtfertigt und ausdrücklich vereinbart ist. Nehmen Sie eine Schlusszahlung vorbehaltlos an, sind Nachforderungen ausgeschlossen, wenn der Auftraggeber Sie schriftlich über die Schlusszahlung unterrichtet und auf diese Wirkung hingewiesen hat.

§ 16 Abs. 3 Nr. 1 und 2 VOB/B

Wer eine Entgeltforderung nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung bezahlt, kommt spätestens dann in Verzug. Gegenüber einem Verbraucher gilt das nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hingewiesen hat.

§ 286 Abs. 3 BGB

Fehlt dieser Hinweis, kommt der Privatkunde erst mit einer Mahnung in Verzug. Ein Satz wie „Zahlen Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Zugang dieser Rechnung, kommen Sie ohne weitere Mahnung in Verzug" erspart Ihnen diesen Schritt.

Eine verschickte Rechnung wird nicht geändert und unter derselben Nummer neu verschickt. Zwei Fassungen mit einer Nummer fallen bei jeder Prüfung auf.

Eine Rechnung kann berichtigt werden, wenn Angaben fehlen oder unzutreffend sind. Dafür werden die fehlenden oder falschen Angaben in einem Dokument übermittelt, das sich eindeutig auf die ursprüngliche Rechnung bezieht und selbst die Anforderungen an eine Rechnung erfüllt.

§ 31 Abs. 5 UStDV

In der Praxis heißt das: Fehlt nur eine Angabe, etwa der Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht, schicken Sie ein Berichtigungsschreiben mit Bezug auf Nummer und Datum der Rechnung. Stimmt der Betrag nicht, schreiben Sie eine Stornorechnung über den vollen Betrag und danach eine neue Rechnung mit neuer Nummer. Wichtig ist das bei der Umsatzsteuer: Haben Sie zu viel Steuer ausgewiesen, schulden Sie den Mehrbetrag, bis die Rechnung berichtigt ist (§ 14c Abs. 1 UStG).

Rechnungen und andere Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren, ab dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Bücher und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren.

§ 14b Abs. 1 UStG, § 147 Abs. 3 AO

Die acht Jahre gelten seit dem 1. Januar 2025; vorher waren es auch für Rechnungen zehn. Wie die Aufbewahrung ordnungsgemäß aussieht, wenn Ihre Rechnungen als Datei entstehen, erklärt der Artikel über die GoBD im Handwerksbetrieb.

Seit dem 1. Januar 2025 muss jeder inländische Unternehmer E-Rechnungen empfangen können; nach Auskunft des Bundesfinanzministeriums genügt dafür ein E-Mail-Postfach. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen, und zwar nur bei Rechnungen an andere Unternehmer. Privatkunden bekommen weiter Papier oder ein PDF.

Für Umsätze bis Ende 2026 dürfen Rechnungen an Unternehmer noch auf Papier oder, mit Zustimmung des Empfängers, in einem anderen elektronischen Format wie PDF ausgestellt werden. Für Umsätze im Jahr 2027 gilt das nur noch, wenn der Gesamtumsatz des ausstellenden Betriebs im Vorjahr 800.000 Euro nicht überschritten hat.

§ 27 Abs. 38 UStG

Was eine E-Rechnung genau ist, welche Formate zählen und was Sie jetzt vorbereiten sollten, steht im Artikel über die E-Rechnung im Handwerk. Für den Inhalt ändert sich nichts: Die Pflichtangaben aus diesem Artikel gelten für die E-Rechnung genauso wie für das Papier.

Womit Sie die Rechnung schreiben, ist Ihre Entscheidung. Achten Sie darauf, dass Nummern nur einmal vergeben werden, verschickte Rechnungen nicht still überschrieben werden und Stunden und Material nicht ein zweites Mal abgetippt werden müssen.