Was belegt ist,
muss niemand glauben

Eine allgemeine gesetzliche Pflicht zum Bautagebuch gibt es für den ausführenden Handwerksbetrieb nicht. Weder das Werkvertragsrecht des BGB noch die VOB/B schreiben ein Buch mit diesem Namen vor. Wer das Wort sucht, findet es vor allem in der Honorarordnung für Architekten und Ingenieure — und die betrifft eine andere Rolle.

Zu den Grundleistungen der Objektüberwachung gehört die Dokumentation des Bauablaufs, als Beispiel wird dort das Bautagebuch genannt.

HOAI Anlage 10, Leistungsphase 8

Das Bautagebuch im engeren Sinn ist also Sache dessen, der die Bauüberwachung übernommen hat — in der Regel der Architekt oder ein beauftragter Bauleiter. Eine Pflicht für Sie entsteht erst, wenn Ihr Vertrag sie vorsieht. Das kommt vor, etwa in Besonderen oder Zusätzlichen Vertragsbedingungen bei größeren Bauvorhaben. Lesen Sie deshalb nach, was Sie unterschrieben haben, bevor Sie die Frage für sich beantworten.

Die wichtigere Frage ist eine andere. Die VOB/B verlangt an mehreren Stellen, dass Sie etwas schriftlich festhalten oder schriftlich anzeigen: den Zustand vor Beginn, Bedenken gegen die Ausführung, Behinderungen, Teile der Leistung, die später verdeckt werden. Ein geführtes Bautagebuch ist der Ort, an dem diese Dinge nicht vergessen werden. Ein Buch ohne diese Anzeigen ist dagegen nur eine Chronik.

Dokumentation ist nur so viel wert wie die Frage, die sie später beantwortet. Und die Frage lautet fast immer: Wer muss beweisen, dass etwas so war oder nicht so war? Die Antwort hängt stark davon ab, ob die Leistung schon abgenommen ist.

Wer eine Leistung als Erfüllung angenommen hat und sie später nicht gelten lassen will, weil sie anders oder unvollständig gewesen sei, trägt dafür die Beweislast.

§ 363 BGB

Beim Werkvertrag wird die Abnahme als der Zeitpunkt verstanden, an dem der Besteller die Leistung in diesem Sinn annimmt. Vereinfacht heißt das: Vor der Abnahme stehen Sie in der Pflicht, eine vertragsgemäße Leistung darzulegen. Nach der Abnahme muss in der Regel der Auftraggeber zeigen, dass ein Mangel vorliegt.

Für die Dokumentation folgt daraus eine klare Reihenfolge. Am meisten zählen die Belege aus der Zeit, in der Sie die Last tragen: während der Ausführung und bis zur Abnahme. Genau in dieser Zeit wird aber am wenigsten aufgeschrieben, weil alle mit der Arbeit beschäftigt sind.

Wie ein Gericht Ihre Unterlagen bewertet, schreibt das Gesetz nicht in Punkten vor. Es entscheidet nach freier Überzeugung und muss begründen, was es überzeugt hat (§ 286 Abs. 1 ZPO). Ein Eintrag vom selben Tag mit Foto überzeugt dabei regelmäßig mehr als eine Erinnerung, die zwei Jahre später aufgeschrieben wird. Eine Garantie ist das nicht, aber es ist der Unterschied zwischen einer Behauptung und einem Beleg.

Ein Bautagebuch muss nicht schön sein. Es muss für jeden Arbeitstag erkennen lassen, wer da war, was gemacht wurde und was dabei auffiel. Die folgenden Angaben haben sich bewährt, weil jede davon eine typische Streitfrage beantwortet.

Wichtiger als die Vollständigkeit jeder Spalte ist die Regelmäßigkeit. Ein Buch, das jeden Tag drei Zeilen hat, ist mehr wert als eines, in dem an zwei Tagen alles steht und dazwischen drei Wochen nichts. Lücken fallen im Streit auf und werden gegen Sie ausgelegt: Wer an den übrigen Tagen nichts aufgeschrieben hat, bei dem liegt der Verdacht nahe, dass die ausführlichen Tage nachträglich entstanden sind.

• Tatsachen statt Wertungen: „Estrich an drei Stellen nicht eben, bis 8 mm“ statt „Estrich schlecht“.
• Namen statt Rollen: „Herr Albers, Bauleitung“ statt „die Bauleitung“.
• Uhrzeiten, wo sie etwas erklären: Beginn einer Sperrung, Eintreffen einer Lieferung.
• Nichts nachträglich überschreiben. Eine Korrektur wird als neuer Eintrag mit Datum ergänzt.

Fotos sind das Beweismittel, das auf der Baustelle am leichtesten entsteht und am häufigsten nichts taugt. Ein Bild einer weißen Wand ohne Bezug zeigt nur, dass irgendwo eine weiße Wand war. Damit ein Foto später etwas belegt, braucht es drei Dinge: Man muss erkennen können, wo es aufgenommen wurde, wann, und in welcher Größenordnung das Gezeigte liegt.

1. 01 Erst die Übersicht: der Raum oder die Fassade im Ganzen, so dass ein Fremder die Stelle wiederfindet.
2. 02 Dann das Detail: der Riss, die Leitung, der Anschluss — nah genug, dass man etwas erkennt.
3. 03 Einen Maßstab ins Bild legen: Zollstock, Wasserwaage oder Maßband neben dem Detail.
4. 04 Die Stelle benennen: im Bautagebuch „Foto 4: Bad, Wand zum Flur, Höhe 1,20 m“.
5. 05 Datum und Uhrzeit der Kamera nicht verstellen und die Originaldatei aufheben, nicht nur eine verkleinerte Kopie aus dem Messenger.

Der wichtigste Zeitpunkt für ein Foto ist der Moment, bevor etwas verschwindet. Leitungen im Schlitz vor dem Verputzen, die Abdichtung vor dem Fliesenlegen, die Dämmung vor der Beplankung, die Bewehrung vor dem Betonieren. Später lässt sich das nur noch durch Aufstemmen prüfen, und wer dann nichts vorlegen kann, trägt die Kosten der Öffnung oft selbst.

Werden Teile der Leistung durch die weitere Ausführung der Prüfung entzogen, ist ihr Zustand auf Verlangen gemeinsam festzustellen und das Ergebnis schriftlich niederzulegen.

§ 4 Abs. 10 VOB/B

Im VOB-Vertrag können Sie also verlangen, dass der Auftraggeber zur Feststellung dazukommt, bevor etwas verdeckt wird. Das lohnt sich bei Leistungen, über die später gestritten werden könnte. Das Foto ersetzt diese Feststellung nicht, aber es ist die Mindestsicherung für alle Fälle, in denen niemand kommt.

Eine Grenze gilt beim Fotografieren von Menschen. Ein Foto, auf dem eine Person erkennbar ist, enthält personenbezogene Daten im Sinn von Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Für die Dokumentation brauchen Sie in aller Regel keine Gesichter — fotografieren Sie die Leistung, nicht die Leute. Wer Baustellenfotos für die eigene Website oder soziale Netzwerke verwenden will, braucht für erkennbare Personen deren Einwilligung (§ 22 KunstUrhG) und sollte bei Fotos aus Wohnräumen ohnehin vorher den Kunden fragen.

Der Kratzer im Parkett, der Riss im Treppenhaus, die abgefahrene Bordsteinkante: Nach Abschluss der Arbeiten weiß niemand mehr, ob das vorher schon da war. Der Verdacht fällt dann auf den, der zuletzt dort gearbeitet hat. Die VOB/B sieht deshalb eine Feststellung vor Beginn ausdrücklich vor.

Vor Beginn der Arbeiten ist, soweit notwendig, der Zustand von Straßen und Geländeoberfläche, Vorflutern und Vorflutleitungen sowie der baulichen Anlagen im Baubereich in einer Niederschrift festzuhalten, die beide Seiten anerkennen.

§ 3 Abs. 4 VOB/B

Die Vorschrift ist auf Tiefbau und Außenanlagen zugeschnitten, der Gedanke gilt aber für jede Arbeit im Bestand. Im Innenausbau sind es die Böden im Zugangsweg, Türzargen, Treppenhaus, Aufzug und die Räume neben dem Arbeitsbereich. Beim Dachdecker sind es Fassade, Fenster, Wege und das Nachbardach.

• Einen Rundgang am ersten Tag einplanen, nicht zwischendurch.
• Vorschäden fotografieren und in einer kurzen Liste benennen.
• Die Liste vom Auftraggeber abzeichnen lassen oder ihm noch am selben Tag nachweisbar zuschicken.
• Schutzmaßnahmen dokumentieren, die Sie selbst getroffen haben: Abdeckung, Folie, Kantenschutz.

Beim Privatkunden gilt die VOB/B meist nicht, weil sie dort nur ausnahmsweise vereinbart ist. Eine Pflicht zur Niederschrift ergibt sich dann aus diesem Absatz nicht. Die Frage, wer den Kratzer im Parkett verursacht hat, stellt sich trotzdem genauso — und der Kunde, der seine Wohnung jeden Tag sieht, erinnert sich im Zweifel anders als Sie.

Der Estrich ist zu feucht für den Belag, die Vorwand des anderen Gewerks steht schief, der vom Kunden gekaufte Kleber passt nicht zur Fliese. Wer so etwas erkennt und trotzdem weiterarbeitet, haftet für das Ergebnis — es sei denn, er hat seine Bedenken rechtzeitig und in der richtigen Form mitgeteilt.

Hat der Auftragnehmer Bedenken gegen die vorgesehene Art der Ausführung, gegen vom Auftraggeber gelieferte Stoffe oder Bauteile oder gegen die Leistungen anderer Unternehmer, muss er sie dem Auftraggeber unverzüglich und möglichst vor Beginn der Arbeiten schriftlich mitteilen.

§ 4 Abs. 3 VOB/B

Geht ein Mangel auf die Leistungsbeschreibung, auf Anordnungen des Auftraggebers, auf von ihm gelieferte oder vorgeschriebene Stoffe oder auf die Vorleistung eines anderen Unternehmers zurück, haftet der Auftragnehmer trotzdem — außer er hat die Mitteilung nach § 4 Abs. 3 gemacht.

§ 13 Abs. 3 VOB/B

Das ist die schärfste Folge fehlender Dokumentation in der ganzen VOB/B. Ohne Bedenkenanzeige haften Sie für einen Fehler, den ein anderer gemacht oder vorgegeben hat. Mit Bedenkenanzeige liegt das Risiko beim Auftraggeber, wenn er trotzdem auf der Ausführung besteht. Die Anzeige ist also nicht Misstrauen gegenüber dem Kunden, sondern die Zuordnung der Verantwortung.

• Was genau: die betroffene Leistung und die Stelle, so konkret wie möglich.
• Warum: die Tatsache, auf der die Bedenken beruhen — gemessene Feuchte, gemessene Abweichung, Datenblatt des Herstellers.
• Was droht: die Folge in einem Satz, etwa Ablösen des Belags oder Feuchteschaden.
• Was Sie vorschlagen: die Alternative oder die fehlende Vorleistung.
• Worum Sie bitten: eine Entscheidung des Auftraggebers bis zu einem Datum.
• An wen: den Auftraggeber selbst, denn § 4 Abs. 3 VOB/B nennt ihn als Empfänger. Eine Kopie an Bauleitung oder Architekt schadet nicht.

Ein Satz zum BGB-Vertrag: Eine Vorschrift mit diesem Wortlaut enthält das BGB nicht. Die Lage ist dort weniger klar geregelt, und gerade deshalb hilft ein nachweisbarer Hinweis. Wer belegen kann, dass er gewarnt hat, steht in jedem Vertrag besser da als jemand, der seine Bedenken nur beim Frühstück erwähnt hat.

Die Vorleistung fehlt, das Material des Kunden kommt nicht, die Baustelle ist gesperrt, Pläne fehlen. Jeder Tag Stillstand verschiebt Ihren Termin — und ohne Anzeige tragen Sie die Folgen oft selbst, auch wenn Sie nichts dafür können.

Glaubt sich der Auftragnehmer in der ordnungsgemäßen Ausführung behindert, muss er das dem Auftraggeber unverzüglich schriftlich anzeigen. Unterlässt er die Anzeige, kann er sich auf die Behinderung nur berufen, wenn dem Auftraggeber die Tatsache und ihre hindernde Wirkung offenkundig bekannt waren.

§ 6 Abs. 1 VOB/B

Mit der Anzeige verlängern sich die Ausführungsfristen, soweit die Behinderung aus dem Risikobereich des Auftraggebers kommt, auf Streik oder Aussperrung beruht oder auf höherer Gewalt und anderen unabwendbaren Umständen (§ 6 Abs. 2 VOB/B). Witterung, mit der bei Abgabe des Angebots normalerweise zu rechnen war, zählt ausdrücklich nicht dazu. Frost im Januar verlängert also keine Frist, ein ungewöhnliches Unwetter unter Umständen schon.

Die Anzeige hat eine Kehrseite, die zur vollständigen Antwort gehört: Sie müssen alles Zumutbare tun, um trotzdem weiterzuarbeiten, und die Arbeit sofort wieder aufnehmen, wenn das Hindernis wegfällt — und dem Auftraggeber auch das mitteilen (§ 6 Abs. 3 VOB/B). Wer nach der Anzeige die Kolonne abzieht und zwei Wochen nicht wiederkommt, obwohl es weiterginge, verliert den Vorteil.

Unterbleibt eine Mitwirkung, die nur der Besteller leisten kann, sieht das BGB außerdem eine Entschädigung vor. Kommt er durch das Unterlassen in Annahmeverzug, kann der Unternehmer eine angemessene Entschädigung verlangen; ihre Höhe richtet sich nach Dauer des Verzugs und Vergütung, abzüglich dessen, was er spart oder anderweitig verdient (§ 642 BGB). Auch diesen Anspruch müssen Sie belegen können — mit Datum, Dauer und den eingeplanten Leuten.

• Beginn der Behinderung mit Datum und möglichst Uhrzeit.
• Die Ursache als Tatsache: „Estrich im 1. OG nicht begehbar“, nicht „Vorgewerk zu spät“.
• Welche eigenen Arbeiten dadurch nicht möglich sind.
• Wie viele Leute und Geräte betroffen sind und was Sie ersatzweise tun.
• Das Ende der Behinderung und die Wiederaufnahme, als eigene Mitteilung.

Am Ende der Arbeiten verweigert der Kunde die Abnahme und nennt Mängel. Ab jetzt beginnt eine Zeit, in der das Werk genutzt wird, aber nicht abgenommen ist — und in der neue Schäden entstehen können, die später Ihnen zugerechnet werden. Für genau diese Lage gibt das BGB ein eigenes Werkzeug.

Verweigert der Besteller die Abnahme unter Angabe von Mängeln, muss er auf Verlangen des Unternehmers an einer gemeinsamen Feststellung des Zustands des Werks mitwirken.

§ 650g Abs. 1 BGB

Bleibt der Besteller einem vereinbarten Termin oder einem Termin fern, den Sie ihm mit angemessener Frist gesetzt haben, dürfen Sie den Zustand auch allein feststellen. Das gilt nicht, wenn er aus einem Grund fernbleibt, den er nicht zu vertreten hat und Ihnen unverzüglich mitgeteilt hat. Die einseitige Feststellung müssen Sie mit dem Tag der Anfertigung versehen, unterschreiben und dem Besteller eine Abschrift zur Verfügung stellen (§ 650g Abs. 2 BGB).

Der Nutzen steht im nächsten Absatz des Gesetzes: Ist das Werk dem Besteller verschafft und ist ein offenkundiger Mangel in der Zustandsfeststellung nicht genannt, wird vermutet, dass er erst danach entstanden ist und vom Besteller zu vertreten ist. Die Vermutung gilt nicht, wenn der Mangel seiner Art nach nicht vom Besteller verursacht worden sein kann (§ 650g Abs. 3 BGB).

1. 01 Den Termin zur Zustandsfeststellung schriftlich verlangen und ein Datum mit angemessener Frist nennen.
2. 02 Am Termin jeden Raum und jede Leistung durchgehen, auch die, gegen die der Kunde nichts einwendet.
3. 03 Jede gerügte Stelle beschreiben und fotografieren, ebenso sichtbare Beschädigungen, die nicht Ihre Leistung betreffen.
4. 04 Das Protokoll mit Datum versehen, unterschreiben und unterschreiben lassen — oder bei einseitiger Feststellung dem Besteller eine Abschrift zukommen lassen.

Wie die Abnahme selbst abläuft, wann sie auch ohne Unterschrift als erklärt gilt und was ins Abnahmeprotokoll gehört, erklärt der Ratgeber zur Abnahme.

Die Unterlagen werden nicht in der Woche nach der Rechnung gebraucht, sondern Jahre später, wenn ein Mangel auftaucht. Maßgeblich ist deshalb die Frist, in der der Auftraggeber noch Mängelansprüche geltend machen kann. Sie beginnt mit der Abnahme.

Die Tabelle nennt die Regelfristen ohne abweichende Vereinbarung. In vielen Verträgen stehen längere Fristen, und bestimmte Ereignisse können den Lauf hemmen oder neu beginnen lassen. Heben Sie die Dokumentation deshalb mindestens bis zum Ende der Frist aus Ihrem Vertrag auf, mit etwas Abstand. Wer Bauwerke errichtet oder daran arbeitet, liegt mit sechs Jahren nach der Abnahme auf der vorsichtigen Seite.

Unabhängig davon gelten steuerliche Aufbewahrungsfristen für alles, was zu einer Rechnung gehört — ein Regiebericht, der eine abgerechnete Position belegt, ist so ein Fall. Welche Fristen das sind, steht im Ratgeber zu den GoBD. Für Fotos gilt: die Originaldateien aufheben, geordnet nach Baustelle und Datum, nicht verstreut über die Handys der Monteure.

Die meisten Bautagebücher scheitern nicht am fehlenden Wissen, sondern an der Zuständigkeit. Wenn alle wissen, dass es geführt werden sollte, führt es niemand. Legen Sie je Baustelle eine Person fest — meist den Obermonteur oder Vorarbeiter — und eine feste Zeit: vor Feierabend, nicht am Wochenende im Büro.

Der zweite Grund ist der Weg ins Büro. Ein Heft im Transporter hilft niemandem, wenn der Chef am Donnerstag eine Behinderungsanzeige schreiben soll und nicht weiß, seit wann der Estrich nass ist. Die Anzeigen nach § 4 Abs. 3 und § 6 Abs. 1 VOB/B müssen unverzüglich raus. Das klappt nur, wenn die Information am selben Tag dort ankommt, wo geschrieben wird.

Welche Form Sie wählen, ist zweitrangig. Entscheidend ist, dass drei Dinge zusammenkommen: Der Eintrag entsteht am Tag selbst, die Fotos sind der Stelle und dem Datum zugeordnet, und das Büro erfährt davon, bevor eine Frist abläuft. Wer das mit Papier und einem festen Anruf um 16 Uhr erreicht, ist besser dokumentiert als ein Betrieb mit Software, die niemand öffnet.