Wenn die Rechnung
liegen bleibt

Eine Mahnung wirkt nur, wenn die Forderung schon fällig ist. Das klingt selbstverständlich, ist aber im Handwerk ein häufiger Grund, warum Zinsen und Mahnbescheid ins Leere laufen. Denn anders als beim Kaufvertrag wird der Werklohn nicht mit der Rechnung fällig, sondern mit der Abnahme.

Die Vergütung ist bei der Abnahme des Werkes zu entrichten. Ist das Werk in Teilen abzunehmen und für die Teile eine eigene Vergütung bestimmt, wird sie für jeden Teil bei dessen Abnahme fällig.

§ 641 Abs. 1 BGB

Beim Bauvertrag kommt eine zweite Voraussetzung dazu: die prüffähige Schlussrechnung. Erst wenn beides vorliegt, Abnahme und prüffähige Rechnung, ist das Geld fällig (§ 650g Abs. 4 BGB). Wo nichts vereinbart ist und das Gesetz nichts Besonderes regelt, kann der Gläubiger die Leistung sofort verlangen (§ 271 Abs. 1 BGB) — das ist die Grundregel, die für Material- oder Reparaturgeschäfte ohne Abnahme gilt.

Auch die Länge des Zahlungsziels ist nicht beliebig. Mit Geschäftskunden kann ein Zahlungsziel von mehr als 60 Tagen nur ausdrücklich und nicht grob unbillig vereinbart werden (§ 271a Abs. 1 BGB), mit öffentlichen Auftraggebern gelten 30 und höchstens 60 Tage (§ 271a Abs. 2 BGB). Für Privatkunden und für vereinbarte Abschlagszahlungen gilt diese Grenze nicht (§ 271a Abs. 5 BGB).

Verzug ist der Zustand, an dem Zinsen, Pauschale und Schadensersatz hängen. Er tritt nicht von selbst mit dem Fälligkeitstag ein, sondern auf einem von drei Wegen.

Zahlt der Kunde auf eine Mahnung nicht, die nach Eintritt der Fälligkeit bei ihm eingeht, kommt er durch diese Mahnung in Verzug. Die Zustellung eines Mahnbescheids und die Klage stehen der Mahnung gleich.

§ 286 Abs. 1 BGB

Eine Mahnung ist nicht nötig, wenn für die Zahlung ein Tag nach dem Kalender bestimmt ist oder sich die Zahlungsfrist von einem vorausgehenden Ereignis an nach dem Kalender berechnen lässt. Ebenso entbehrlich ist sie, wenn der Kunde die Zahlung ernsthaft und endgültig verweigert.

§ 286 Abs. 2 Nr. 1 und 2 BGB

Wer eine Entgeltforderung nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung bezahlt, kommt spätestens dann in Verzug. Gegenüber einem Verbraucher gilt das nur, wenn die Rechnung auf diese Folge besonders hingewiesen hat.

§ 286 Abs. 3 BGB

Das Kalenderdatum aus der Tabelle wird oft missverstanden. Gemeint ist ein Zahltag, den Sie mit dem Kunden vereinbart haben — im Angebot, im Vertrag oder in einem Zahlungsplan. Ein Datum, das Sie erst auf die Rechnung schreiben, legen Sie allein fest. Verlassen Sie sich für den Verzug nicht darauf, sondern auf die Mahnung nach Fälligkeit oder die 30-Tage-Regel.

Und eine Grenze gilt immer: Der Kunde kommt nicht in Verzug, solange er die Verzögerung nicht zu vertreten hat (§ 286 Abs. 4 BGB). Wer eine Rechnung an eine falsche Adresse schickt, kann sich auf den Verzug des Empfängers nicht berufen.

Rechtlich gibt es zwischen „Zahlungserinnerung", „freundlicher Erinnerung" und „1. Mahnung" keinen Unterschied. Entscheidend ist nicht die Überschrift, sondern ob das Schreiben den Kunden eindeutig auffordert, die fällige Summe zu zahlen. Eine einzige solche Aufforderung genügt für den Verzug. Die Abfolge aus drei Mahnstufen ist eine Frage des Umgangs mit Ihren Kunden, keine gesetzliche Pflicht.

• Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und der offene Betrag — bei Teilzahlungen nur der Rest.
• Die eindeutige Aufforderung zu zahlen. „Wir bitten um Prüfung" ist keine Mahnung.
• Eine konkrete Frist mit Datum, etwa zehn Tage. Die Frist ist für den Verzug nicht nötig, aber sie macht den nächsten Schritt planbar.
• Ihre Bankverbindung und der Verwendungszweck, damit die Zahlung nicht an der Zuordnung scheitert.
• Beim Geschäftskunden, wenn Sie das wollen: den Hinweis auf Verzugszinsen und die Pauschale von 40 Euro.
• Den nächsten Schritt nach Fristablauf, sachlich formuliert — etwa den Antrag auf einen Mahnbescheid.
• Den richtigen Empfänger: Ihren Vertragspartner, nicht die Hausverwaltung oder den Architekten, der die Rechnung weitergeleitet hat.

Eine bestimmte Form schreibt das Gesetz für die Mahnung nicht vor. Ein Anruf kann also genügen — nur beweisen können Sie ihn nicht. Schreiben Sie deshalb per E-Mail oder Brief und heben Sie den Nachweis auf, wann das Schreiben beim Kunden angekommen ist. Im Streit müssen Sie den Zugang belegen, nicht der Kunde das Gegenteil.

Der Ton darf freundlich bleiben. Die erste Nachricht nach Ablauf des Zahlungsziels ist oft tatsächlich eine Erinnerung, weil die Rechnung im Stapel liegt. Freundlich heißt aber nicht unklar: Betrag, Frist und Aufforderung gehören auch in die höflichste Fassung.

Eine Geldschuld ist während des Verzugs zu verzinsen. Der Zinssatz liegt für das Jahr fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz. Ist an dem Geschäft kein Verbraucher beteiligt, liegt er für Entgeltforderungen neun Prozentpunkte darüber.

§ 288 Abs. 1 und 2 BGB

Der Basiszinssatz wird von der Deutschen Bundesbank veröffentlicht und zum 1. Januar und 1. Juli angepasst (§ 247 BGB). Seit dem 1. Juli 2026 beträgt er 1,52 Prozent (Stand: 15. September 2026). Daraus ergeben sich 6,52 Prozent Verzugszinsen gegenüber Privatkunden und 10,52 Prozent gegenüber Geschäftskunden. Maßgeblich ist der Satz, der im jeweiligen Halbjahr gilt — dauert der Verzug über einen Wechsel hinaus, rechnen Sie die Zeiträume getrennt.

Gerechnet wird mit einer einfachen Formel: offener Betrag mal Zinssatz mal Verzugstage, geteilt durch 365. Zinseszinsen fallen nicht an.

Ist der Kunde kein Verbraucher, können Sie bei Verzug zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro verlangen. Das gilt auch, wenn eine Abschlags- oder Ratenzahlung im Verzug ist. Die Pauschale wird auf einen Schadensersatz angerechnet, soweit er Kosten der Rechtsverfolgung betrifft.

§ 288 Abs. 5 BGB

Die Pauschale lässt sich im Geschäftsverkehr nicht im Voraus wegverhandeln: Eine Vereinbarung, die sie ausschließt, ist nach § 288 Abs. 6 BGB unwirksam. Beim Privatkunden gibt es sie nicht. Dort können Sie nur den tatsächlichen Schaden verlangen, der durch den Verzug entsteht (§ 280 Abs. 1 und 2 BGB). Die Kosten der ersten Mahnung gehören nicht dazu, wenn der Verzug erst durch diese Mahnung eintritt — vorher gab es noch keinen Verzug, der den Schaden verursacht haben könnte.

Zahlt der Kunde auch nach der Mahnung nicht, müssen Sie nicht gleich klagen. Das gerichtliche Mahnverfahren ist für Geldforderungen gemacht, die der Kunde nicht bestreitet, sondern einfach nicht bezahlt. Das Gericht prüft dabei nicht, ob Ihnen das Geld zusteht — es prüft nur, ob der Antrag formal stimmt.

1. 01 Sie beantragen den Mahnbescheid beim zuständigen Amtsgericht. Das ist das Gericht an Ihrem eigenen allgemeinen Gerichtsstand (§ 689 Abs. 2 ZPO); die Länder dürfen die Verfahren bei zentralen Mahngerichten bündeln und maschinell bearbeiten (§ 689 Abs. 1 und 3 ZPO). Im Antrag stehen die Parteien, die Forderung mit Haupt- und Nebenforderungen getrennt und die Erklärung, dass der Anspruch nicht von einer noch ausstehenden Gegenleistung abhängt (§ 690 Abs. 1 ZPO).
2. 02 Das Gericht stellt dem Kunden den Mahnbescheid zu. Darin steht ausdrücklich, dass der Anspruch nicht geprüft wurde, und die Aufforderung, binnen zwei Wochen zu zahlen oder zu widersprechen (§ 692 Abs. 1 ZPO).
3. 03 Widerspricht der Kunde, ist das Mahnverfahren am Ende; über die Forderung entscheidet dann ein Gericht im normalen Verfahren, und der Mahnbescheid nennt schon, an welches Gericht die Sache abgegeben wird (§ 692 Abs. 1 Nr. 6 ZPO). Widersprechen kann der Kunde, solange noch kein Vollstreckungsbescheid verfügt ist (§ 694 Abs. 1 ZPO).
4. 04 Widerspricht er nicht, beantragen Sie nach Ablauf der Frist den Vollstreckungsbescheid (§ 699 Abs. 1 ZPO). Dafür haben Sie sechs Monate ab Zustellung des Mahnbescheids — danach fällt seine Wirkung weg (§ 701 ZPO).
5. 05 Der Vollstreckungsbescheid steht einem vorläufig vollstreckbaren Versäumnisurteil gleich (§ 700 Abs. 1 ZPO). Der Kunde kann binnen zwei Wochen nach Zustellung Einspruch einlegen (§ 339 Abs. 1 ZPO); tut er das nicht, können Sie daraus vollstrecken.

Das Mahnverfahren findet nicht statt, wenn die Forderung von einer Gegenleistung abhängt, die noch nicht erbracht ist.

§ 688 Abs. 2 Nr. 2 ZPO

Für den Handwerksbetrieb heißt das: Solange das Werk nicht fertig oder nicht abgenommen ist, passt der Mahnbescheid nicht. Und wo der Kunde einen Mangel behauptet, ist mit einem Widerspruch zu rechnen — dann haben Sie Zeit verloren, aber nicht umsonst: Die Zustellung des Mahnbescheids hat die Verjährung gehemmt, solange Sie das Verfahren danach weiter betreiben (§ 204 Abs. 1 Nr. 3 und Abs. 2 BGB).

Die unangenehmste Lage ist die mitten im Auftrag: Der Abschlag ist fällig und nicht bezahlt, die nächste Woche ist eingeplant. Ob Sie die Arbeit ruhen lassen dürfen, hängt vom Vertrag ab — und ein Fehler dabei ist teuer, weil eine unberechtigte Arbeitseinstellung selbst eine Vertragsverletzung ist.

Zahlt der Auftraggeber bei Fälligkeit nicht, kann ihm der Auftragnehmer eine angemessene Nachfrist setzen. Ist eine solche Frist erfolglos verstrichen, darf der Auftragnehmer die Arbeiten bei Zahlungsverzug bis zur Zahlung einstellen. Spätestens 30 Tage nach Zugang der Rechnung oder Abschlagsaufstellung ist der Auftraggeber auch ohne Nachfrist in Verzug.

§ 16 Abs. 5 Nr. 3 und 4 VOB/B

Im VOB-Vertrag ist der Weg damit vorgezeichnet: fälliger Abschlag, schriftliche Nachfrist mit Datum, Ablauf der Frist, schriftliche Mitteilung, dass die Arbeit ab einem bestimmten Tag bis zur Zahlung ruht.

Wer aus einem gegenseitigen Vertrag verpflichtet ist, kann seine Leistung bis zur Gegenleistung verweigern, es sei denn, er muss vorleisten. Bei einem nur geringen Rückstand ist die Verweigerung nach Treu und Glauben ausgeschlossen.

§ 320 BGB

Ohne VOB/B ist die Lage weniger klar. Für den Werklohn insgesamt sind Sie vorleistungspflichtig — er wird erst mit der Abnahme fällig. Anders ist es bei einem fälligen Abschlag: Bleibt er aus, kommt ein Zurückbehalten der weiteren Arbeit nach § 320 BGB in Betracht, aber nicht bei einem verhältnismäßig kleinen Rest. Sicherer ist der Weg über die Bauhandwerkersicherung im nächsten Abschnitt: Leistet der Kunde die verlangte Sicherheit nicht fristgerecht, dürfen Sie die Arbeit ausdrücklich verweigern (§ 650f Abs. 5 BGB).

Die beste Mahnung ist die, die Sie nicht schreiben müssen. Drei Werkzeuge gibt Ihnen das Gesetz, um das Risiko zu begrenzen, bevor es entsteht. Sie gelten für Werk- und Bauverträge unterschiedlich weit.

Sie können Abschlagszahlungen in Höhe des Wertes der erbrachten und geschuldeten Leistungen verlangen. Die Leistung ist durch eine Aufstellung nachzuweisen, die eine rasche und sichere Beurteilung ermöglicht. Bis zur Abnahme tragen Sie die Beweislast dafür, dass sie vertragsgemäß ist.

§ 632a Abs. 1 BGB

Beim Bauvertrag können Sie vom Kunden Sicherheit für die noch nicht gezahlte Vergütung verlangen, auch aus Zusatzaufträgen, zuzüglich zehn Prozent für Nebenforderungen. Das geht auch noch nach der Abnahme. Setzen Sie erfolglos eine angemessene Frist, dürfen Sie die Leistung verweigern oder den Vertrag kündigen; nach einer Kündigung wird vermutet, dass Ihnen fünf Prozent der Vergütung für den nicht erbrachten Teil zustehen.

§ 650f Abs. 1 und 5 BGB

Die Bauhandwerkersicherung wiegt schwer, weil sie sich vertraglich nicht ausschließen lässt (§ 650f Abs. 7 BGB). Üblich ist eine Bürgschaft der Bank des Kunden. Die Kosten dafür tragen Sie bis zu zwei Prozent im Jahr (§ 650f Abs. 3 BGB). Zwei Ausnahmen nennt das Gesetz in § 650f Abs. 6 BGB: öffentliche Auftraggeber, über deren Vermögen kein Insolvenzverfahren stattfinden kann, und Verbraucher bei einem Verbraucherbauvertrag. Ein Verbraucherbauvertrag ist nur der Bau eines neuen Gebäudes oder ein erheblicher Umbau eines bestehenden (§ 650i Abs. 1 BGB) — kleinere Arbeiten am Haus eines Privatkunden fallen nicht darunter.

Sie können für Ihre Forderungen aus dem Bauvertrag die Eintragung einer Sicherungshypothek am Baugrundstück des Bestellers verlangen, bei unfertigem Werk für den Teil, der der geleisteten Arbeit entspricht.

§ 650e BGB

§ 650e und § 650f BGB gelten für Bauverträge. Das ist ein Vertrag über die Herstellung, Wiederherstellung, Beseitigung oder den Umbau eines Bauwerks, einer Außenanlage oder eines Teils davon; eine Instandhaltung zählt nur dazu, wenn sie für Konstruktion, Bestand oder bestimmungsgemäßen Gebrauch wesentlich ist (§ 650a BGB). Eine kleine Reparatur ist deshalb nicht automatisch ein Bauvertrag.

Nicht jeder Kunde, der nicht zahlt, ist zahlungsunwillig. Oft steht eine Mängelrüge hinter der offenen Rechnung. Dann ist die Frage nicht, wie Sie mahnen, sondern wie viel der Kunde zurückhalten darf.

Kann der Besteller die Beseitigung eines Mangels verlangen, darf er nach der Fälligkeit einen angemessenen Teil der Vergütung verweigern. Angemessen ist in der Regel das Doppelte der Kosten, die für die Beseitigung des Mangels erforderlich sind.

§ 641 Abs. 3 BGB

Für einen Riss in der Silikonfuge, dessen Beseitigung 150 Euro kostet, darf der Kunde also in der Regel rund 300 Euro einbehalten — nicht die ganze Rechnung über 6.000 Euro. Den Rest schuldet er, und für diesen Rest kann er in Verzug geraten.

1. 01 Den gerügten Mangel ansehen und das Ergebnis mit Datum und Fotos festhalten.
2. 02 Ist der Mangel berechtigt: die Beseitigung schriftlich anbieten, mit Terminvorschlägen.
3. 03 Den unstreitigen Teil der Rechnung beziffern und mit Frist anmahnen.
4. 04 Ist der Mangel nicht berechtigt: das sachlich begründen und die volle Summe anmahnen.

Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre. Sie beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und Sie von den Umständen und der Person des Schuldners Kenntnis erlangt haben oder ohne grobe Fahrlässigkeit hätten erlangen müssen.

§§ 195, 199 Abs. 1 BGB

Eine Werklohnforderung, die im März 2026 mit der Abnahme fällig geworden ist, verjährt deshalb nicht im März 2029, sondern mit Ablauf des 31. Dezember 2029. Das gibt Zeit — und verleitet dazu, eine unangenehme Forderung zu lange liegen zu lassen. Ist die Rechnung erst drei Jahre alt, sind Belege schwer zu finden und der Kunde manchmal nicht mehr erreichbar.

Die Zustellung eines Mahnbescheids hemmt die Verjährung. Die Hemmung endet sechs Monate nach der rechtskräftigen Entscheidung oder anderweitigen Beendigung des Verfahrens.

§ 204 Abs. 1 Nr. 3 und Abs. 2 BGB

Wichtig ist, was NICHT hemmt: eine gewöhnliche Mahnung. Weder die Zahlungserinnerung noch die dritte Mahnung hält die Verjährung auf. Wer im Dezember des dritten Jahres merkt, dass eine Forderung offen ist, braucht vor dem Jahreswechsel einen zugestellten Mahnbescheid oder eine Klage.

Viele Zahlungsverzögerungen entstehen nicht beim Kunden, sondern auf dem eigenen Schreibtisch. Diese sechs kommen in Handwerksbetrieben immer wieder vor, und jeder davon lässt sich vorher abstellen.

1. 01 Die Rechnung geht vor der Abnahme raus, oder sie ist nicht prüffähig. Dann ist nichts fällig, und keine Mahnung wirkt.
2. 02 Die Rechnung geht an die falsche Stelle — an die Hausverwaltung, den Mieter oder den Architekten statt an den Vertragspartner.
3. 03 Beim Privatkunden fehlt der Hinweis auf die 30-Tage-Regel. Der Verzug tritt dann erst mit einer Mahnung ein.
4. 04 Nicht vereinbarte Skontoabzüge werden hingenommen. Im VOB-Vertrag sind sie ausdrücklich unzulässig (§ 16 Abs. 5 Nr. 2 VOB/B); auch sonst gibt es Skonto nur, wenn es vereinbart ist. Fordern Sie den Abzug nach.
5. 05 Eine beiläufige Zusage wie „zahlen Sie, wenn es passt" wird zur Stundung. Solange eine Zahlung gestundet ist, gibt es keinen Verzug.
6. 06 Es wird zu lange gewartet. Jeder Monat ohne Mahnung ist ein Monat ohne Zinsen, und die Beweislage wird nicht besser.

Die meisten dieser Fehler haben dieselbe Ursache: Niemand ist dafür zuständig, offene Posten zu verfolgen. Eine feste Zuständigkeit und ein fester Tag in der Woche, an dem die Liste durchgesehen wird, lösen mehr als jedes Mahnformular.

Für das Nachhalten gibt es kein vorgeschriebenes Werkzeug. Ein Ordner mit offenen Rechnungen funktioniert, solange er wöchentlich durchgesehen wird. Eine Tabelle mit Rechnungsdatum, Fälligkeit, Zahlungseingang und Mahndatum ist besser, weil sie sortierbar ist und die Verjährung sichtbar macht.

Eine Software verschiebt vor allem einen Punkt: Sie weiß, wann eine Rechnung raus ist und wann das Geld kam, ohne dass jemand das von Hand nachträgt. Überfällige Rechnungen tauchen dann von selbst auf, und das Mahnschreiben entsteht aus den Rechnungsdaten statt aus einer Vorlage, in die jemand den Betrag abtippt. Welche Lösung passt, hängt weniger von der Technik ab als davon, ob jemand die Liste tatsächlich anschaut.